Teams, Yammer und E-Mail: Kommunikation, aber wie?

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Im täglichen Kommunizieren und Arbeiten gemeinsam im Team verliert man bei der breiten Vielfalt der Tools schnell mal den Überblick – und das alleine nur von Microsoft. Im heutigen Arbeitsleben kommen allerdings immer mehr Kommunikations- und Kollaborationstools zum Einsatz, die teilweise stark an Bekanntem aus dem Privaten anknüpfen. So ähnelt Yammer beispielsweise einem klassischen Sozialen Netzwerk wie Facebook oder Twitter, nur eben mit dem Fokus auf das geschäftliche Umfeld.

Nun ist Yammer mitnichten das beste Tool, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Daneben gibt es noch Microsoft Teams und natürlich die klassische E-Mail. Die Einsatzzwecke dieser Tools sind nicht klar voneinander getrennt, das ist natürlich bewusst so gewählt, damit jedes Unternehmen und deren Mitarbeitenden, das für sie passende Setting wählen kann. In diesem Beitrag gehe ich auf die grundsätzlichen Funktionalitäten der Tools ein und ordne diese ein, für welchen Einsatzzweck sie gedacht sind.

Kriterien

Bevor ich die jeweiligen Tools betrachte, möchte ich zunächst einige Kriterien definieren, um die Anwendbarkeit auf die Tools einordnen zu können.

  • Kommunikation im Team
  • Kommunikation mit externen Nutzern
  • Kommunikation mit einzelnen Personen
  • Teilen von Daten

Microsoft Teams

Teams stellt das zentrale Kollaborationstool von Microsoft dar. Dabei gehört neben der Arbeit in Teams und Channels auch das typische Chatten in persönlichen oder Gruppenchats genau so dazu, wie der Zugriff auf bestehende Dokumente im dazugehörenden OneDrive, um entsprechende Dokumente zu bearbeiten.

In Teams kommen einige Integrationen anderer Anwendungen aus dem Office-365-Umfeld zum Tragen. So wird mit jedem Team automatisch eine Microsoft 365 Group erstellt, welche ein Basis-Set an Diensten automatisch bereitstellt. Hierzu gehört unter anderem OneNote und OneDrive auch eine SharePoint-Site. Somit sind sämtliche zum Team gehörenden Informationen zentral für alle Team-Mitglieder verfügbar.

Die Kommunikation kann hierbei sowohl mit internen, zur Organisation gehörenden Mitarbeitenden, sowie mit externen Mitarbeitenden geführt werden, indem diese als Gast (Office-365-E3-Lizenz vorausgesetzt) dem Tenant hinzugefügt werden. Falls in einem Team nur bestimmte Personen Zugriff auf einen Channel erhalten sollen, kann hierzu auch ein privater Channel erstellet werden, welcher nur für einen bestimmten Personenkreis freigegeben wird.

Somit ist das Kommunizieren im Team sowie mit einzelnen Personen oder Teammitgliedern in Teams sehr gut möglich. Auch das Teilen von Daten wird durch die Bereitstellung von OneDrive vereinfacht.

Wenn man nun aber mit allen Mitarbeitenden aus der Organisation oder mit bestimmten Gruppen kommunizieren möchte, welche sich nicht im Team befinden, benötigt man neue Teams-Gruppen mit den Interessensgruppen bzw. allen Mitarbeitenden in einem Team. Das erscheint aber in Anbetracht des jeweiligen Zwecks (Kommunikation und Austausch) als nicht zufriedenstellende Lösung, auch wenn viele Unternehmen eine solche Strategie verfolgen.

Teams wird also insbesondere für die Kommunikation in seinem jeweiligen Projektteam eingesetzt und dient primär der Zusammenarbeit in Form von Channels, Chats und Meetings/Videotelefonaten.

Yammer

Mit Yammer hat Microsoft einen Bestandteil für das Social Intranet bereitgestellt. In der Anfangsgeschichte des Intranets wurden Inhalte stets redaktionell vom Unternehmen bereitgestellt, heutzutage können Mitarbeitende nun ganz anders mit dem Intranet partizipieren und wandeln sich so vom Informationskonsument hinzu zum Bereitsteller von Informationen.

Wenn wir nun auf die Möglichkeiten der Kommunikation eingehen möchten, sehen wir, dass Yammer der Ort für die Mitarbeitende ist, um eine Kommunikation auf Unternehmensebene durchzuführen. Durch den Einsatz von Communities können Interessensgruppen entstehen, welche sich nicht unbedingt mit den Teams-Gruppen überschneiden. Ähnlich zu Teams erhält man hier eine zusammengehörige Kommunikation in Form von Beiträgen und Kommentaren zum jeweiligen Beitrag. Es erinnert in Summe mehr an ein klassisches Soziales Netzwerk – nur eben mit dem Fokus auf den unternehmerischen Aspekt.

In jedem Beitrag können Mitarbeitende auch Dateien anfügen. Ähnlich zu den Gruppen in Teams werden in Yammer auch für jede Community-Gruppe eine Microsoft 365 Group erstellt mit samt der Services, welche aus Teams bereits bekannt sind. Somit werden die angehängten Dateien in einem darunterliegenden OneDrive abgelegt. Auch das Einbinden von externen Mitarbeitenden hier möglich.

Yammer ist somit die Plattform, welche dafür gedacht ist, um beispielsweise Ergebnisse aus den jeweiligen Projektteams (in Microsoft Teams) dem gesamten Unternehmen zu präsentieren oder um (unternehmensweit) nach Feedback zu fragen. Die Communities bieten die Möglichkeit, um beispielsweise einen Onboarding-Prozess für Mitarbeitende im Unternehmen abzubilden. Die Mitarbeitenden hätten somit die Möglichkeit, Fragen zu stellen und erfahrenere Mitarbeitende oder Mitarbeitende aus dem HR-Bereich können antworten.

Yammer kann übrigens als App direkt in die Teams-App-Bar eingebunden werden. Somit ist Yammer direkt aus Teams heraus zugreifbar.

E-Mail

Die klassische E-Mail ist nach wie vor ein zentrales Tool, wenn es um die Kommunikation im Unternehmen geht. Das hat sich auch durch den Einsatz von Messaging und Kollaborations-Tools wie beispielsweise Teams oder Social-Intranet-Tools wie Yammer nicht verändert.

Dabei können mit der E-Mail all die Kriterien, welche wir zunächst definiert haben, erfüllt werden. Mit der E-Mail kann der Sender selbst entscheiden, welchen Personenkreis er damit erreichen möchte. Dabei kann es vorkommen, dass einzelne Personen bis hin zu einem Verteiler mit evtl. hunderten E-Mail-Adressen adressiert werden.

Die E-Mail hat durch die Gruppierungsfunktion bspw. in Outlook den Vorteil, dass so auch eine Konversation der E-Mail-Korrespondenz dargestellt werden kann. Auch sind Kommunikationen bei vertraulichen Dingen einfach, da nur der oder die Beteiligte adressiert werden. Natürlich birgt dies aber immer die Gefahr, dass E-Mails einfach weitergeleitet werden können und somit Informationen an weitere (außenstehende) Personen getragen werden, die diese Information nicht sehen sollten. Dazu gehört z.B. das Teilen von Dateien. Diese können als normaler Anhang (entsprechend der maximalen Dateigröße) der Mail hinzugefügt werden. Office 365 bietet eine einfache Möglichkeit Dateien, welche in OneDrive abgelegt sind, als Link anzufügen. Vor dem Senden der E-Mail wird auch angezeigt, ob der Empfängerkreis Zugriff auf die entsprechende Datei hat. Somit kann für manche Benutzer der Zugriff erteilt werden, bevor die Mail versandt wird.

Welches Tool soll ich verwenden?

Der Überblick hat gut verdeutlicht, dass die Tools rund um Teams, Yammer und E-Mail nicht exklusiv betrachtet werden, sondern dass diese sich gegenseitige ergänzen.

Teams sollte als Arbeitsumgebung betrachtet werden, in der man sich mit seinen Kollegen mehrmals täglich austauscht und gemeinsam zusammen arbeitet. Hierzu gehört neben den klassischen Chats auch die Kommunikation in Channels. Mit der Integration weiterer Dienste wie OneDrive oder OneNote sind alle Projektdateien und -informationen immer an einer Stelle und der Zugriff hierauf wird durch die Teams zentral gesteuert.

Yammer bietet als Social Intranet die Möglichkeit über die Abteilungs- und Projektgrenzen hinweg, zu kommunizieren. In Communities können sich Mitarbeitende unterschiedlicher Bereiche über gleiche Interessen austauschen. Die Kommunikation erinnert durch die Erstellung von Beitragen und dem Kommentieren dieser stark an ein klassisches soziales Netzwerk (vgl. Facebook und Twitter). Man kann Yammer also als Plattform sehen, welche als Alternative zur Rundmail an alle Mitarbeitende darstellt. Hierüber können Projekt-/Produktteams Feedback im gesamten Unternehmen einholen, welches dann wiederum in den Teams in Teams eingearbeitet werden kann. Somit erweitert Yammer die Funktionalitäten um Teams – nicht allein durch die Integration als App in der Teams-App-Bar.

Die klassische E-Mail wird auch in einem Modern Workplace mit Teams und Yammer immer ein Bestandteil bleiben. Durch die Erweiterungen mithilfe von Office 365 kann z.B. das Teilen von Dateien mittels OneDrive-Links vereinfacht werden. Die Prämisse sollte sein, jegliche Kommunikation, welche sowohl in Teams oder Yammer stattfinden kann, auch dorthin zu verschieben. Die Kommunikation wäre somit für alle verfügbar und nicht nur für diejenigen, die diese E-Mail erhalten haben. Dabei ist dies oft ein Breaking Change für die Mitarbeitenden, da dies auch eine Verhaltensänderung der Mitarbeitenden und allen voran der Geschäftsführung und des Managements erfordert.

Grundsätzlich kann man festhalten, dass bei immer größer werdender Adressaten das entsprechende Tool gewählt werden sollte (Rechts: wenige Adressaten; Links: sehr viele Adressaten).

Welche Erfahrungen habt ihr gemacht? Setzt ihr neben E-Mails und Teams auch Yammer ein?

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