SharePoint-Wiki mit Modern Experience

SharePoint (Online und OnPremises) bietet seit geraumer Zeit die Option neue Webseiten im Modern Experience zu erstellen. Der Vorteil gegenüber klassischen Webseiten ist u.a. die dynamische Anordnung der Webparts in einem agilen Seitenlayout. SharePoint bietet auch die Möglichkeit ein Wiki im Intranet einer Organisation anzulegen. Allerdings stehen diese Seiten nach wie vor lediglich nur im Classic Experience zur Verfügung.

Wenn man nun nicht unbedingt Microsoft Viva einsetzen möchte oder kann und dennoch die Vorteile der Modern Experience nutzen will, sind einige Anpassungen vonnöten um einige typischen Wiki-Eigenschaften In SharePoint zu erhalten.

Klassisches Wiki

Eine zentrale Funktion von Wiki-Beiträgen ist das Taggen von Wiki-Seiten, um diese später z.B. in einem gesonderten Webpart konsolidiert anzeigen zu lassen. In diesem Beitrag zeige ich, wie man dies und weitere Einstellungsmöglichkeiten für das Wiki in SharePoint im Modern Experience erhält.

Wir beraten Unternehmen bei ihrer Digitalstrategie und finden für jedes Szenario die passende Lösung aus den fast unbegrenzten Möglichkeiten rund um Microsoft 365.

Wiki in SharePoint mit Seitenvorlagen

Um dem Ersteller neuer Wiki-Seiten die Erstellung neuer Seiten möglichst einfach zu gestallten, kann man Seitenvorlagen von SharePoint verwenden. Darin ist bereits ein Layout definiert, damit der Ersteller neuer Wiki-Seiten direkt los legen kann. Natürlich ist es weiterhin möglich bestehende Webparts und Layout-Elemente anzupassen oder zu ersetzen.

Neben dem Layout und Webparts soll auch die bereits erwähnte Möglichkeit bestehen, die Wiki-Seiten entsprechend zu taggen.

Websiteinhaltstyp: Wiki-Seite

Um das Taggen zu ermöglichen werden Websitespalten und -inhaltstypen benötigt. Diese werden dazu verwendet, um in SharePoint zentral Datentypen und Informationstypen bereitzustellen, die wiederum in Listen und Dokumentenbibliotheken verwendet werden können; oder wie in unserm Fall die Website-Seite.

Die Website-Seite in SharePoint (Inhaltsseite) basiert auf dem Inhaltstyp „Websiteseite“. Anpassungen dieses Inhaltstyps, beispielsweise um weitere Spalten, wie einer Kategorie (Auswahl), ist hierbei nicht möglich. Aus diesem Grund wird eine neuer Inhaltstyp benötigt, welcher auf diesem basiert und ihn erweitert.

Hierzu werden zunächst zwei Websitespalten erzeugt und einem neuen Websiteinhaltstyp hinzugefügt:

• Kategorie: die Kategorie ist ein Auswahlfeld und soll helfen, die Seiten entsprechend zu taggen.
• Gültig bis: um Inhalten eine zeitliche Gültigkeit hinzufügen zu können, wird das Feld „Gültig Bis“ hinzugefügt. Darin kann ein Datum festgelegt werden.

Es können natürlich noch weitere Websitespalten erzeugt werden. Die Spalte „Gültig Bis“ kann z.B. dazu verwendet werden ein Alerting für veraltete Beiträge zu erstellen. Das Alerting spielt in diesem Beitrag keine Rolle, weshalb hierauf nicht genauer eingegangen wird.

Um die Ressourcen in SharePoint anlegen zu können, benötigt man die SharePoint Patterns and Pracitces (PnP) Bibliothek, welche mittels PowerShell angesprochen wird.

Im Folgenden Listing wird zunächst eine Verbindung mit dem SharePoint der Organisation hergestellt. Anschließend wird ein neuer Inhaltstyp (basieren auf dem Inhaltstyp „Websiteseite“) erzeugt: MyWiki-Pages. Des weiteren werden zwei Websitespalten erstellt und dem neu erstellen Inhaltstyp zugewiesen.

Connect-PnPOnline -Url https://mysharepointorg.sharepoint.com/ -UseWebLogin

$groupName="MyOrg-Pages"
$contentTypeParent = Get-PnPContentType -Identity "0x0101009D1CB255DA76424F860D91F20E6C4118"

$newMyWikiContentType = Add-PnPContentType -Name "MyWiki-Pages" -Group $groupName -ParentContentType $contentTypeParent

$MyWikiKategorieField = Add-PnPField -DisplayName "Kategorie"
-InternalName "OKWissenKategorie" -Type MultiChoice -Group $groupName
-AddToDefaultView -Choices "Allgemein", "Arbeitssicherheit",
"Datenschutz"

$MyWikiGueltigBisField = Add-PnPFieldFromXml ’<field type="DateTime" displayname="Gültig bis" required="FALSE" enforceuniquevalues="FALSE" indexed="FALSE" format="DateOnly" group="$groupName" friendlydisplayformat="Disabled" id="{10ce4fed-921a-4d51-a870-534605bf89be}" sourceid="{6cf53ae4-314b-435e-9685-19b7f7b8df07}" staticname="GueltigBis" name="GueltigBis"></field>’

Add-PnPFieldToContentType -Field $MyWikiKategorieField -ContentType
$newMyWikiContentType
Add-PnPFieldToContentType -Field $MyWikiGueltigBisField -ContentType
$newMyWikiContentType

Um nun den neuen Websiteinhaltstyp und die -spalten nutzen zu können, muss dieser zunächst der Liste für Websiteseiten hinzugefügt werden und als Standard Websiteinhaltstyp definiert werden.

Connect-PnPOnline -Url https://mysharepointorg.sharepoint.com/okwiki -UseWebLogin

Add-PnPContentTypeToList -List "Websiteseiten" -ContentType $newMyWikiContentType -DefaultContentType

Disconnect-PnPOnline

Wenn man nun eine neue Website-Seite erstellt, können über das Eigenschaftsmenü (1) die neuen Felder „Kategorie“ und „Gültig Bis“ verändert werden (2). Um es dauerhaft auf der Seite anzuzeigen, muss lediglich das Webpart „Seiteneigenschaften“ samt den anzuzeigenden Eigenschaften ausgewählt und der Webseite hinzugefügt werden (3).

Somit erhält man eine gute Basis, um trotz der Einschränkungen in SharePoint auf ein Wiki mit der Modern Experience nicht verzichten muss.

Wir beraten Unternehmen bei ihrer Digitalstrategie und finden für jedes Szenario die passende Lösung aus den fast unbegrenzten Möglichkeiten rund um Microsoft 365.