Microsoft Dynamics 365 Sales vs. Salesforce Sales Cloud - Die beiden CRM-Systeme im Vergleich

Wir, die Autoren Anna Herp und Benjamin Cengic, vergleichen zwei große CRM-Systeme am Markt und geben unsere persönliche Einschätzung zu den Anwendungen. Wir zeigen, wie sich Microsoft Dynamics 365 und Salesforce Sales Cloud in Sachen Kosten, Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, KI, Technik und Datenschutz unterscheiden – und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Inhalte

1. Vergleich von Microsoft Dynamics 365 und Salesforce Sales Cloud im Überblick

2. Kosten von Microsoft Dynamics und Salesforce

3. Benutzerfreundlichkeit & Support von Microsoft Dynamics und Salesforce Sales Cloud

4. Funktionen von Microsoft Dynamics und Salesforce

5. Künstliche Intelligenz KI bei Microsoft Dynamics 365 vs. Salesforce Sales Cloud

6. Technische Anforderungen von Microsoft Dynamics 365 vs. Salesforce Sales Cloud

7. Skalierbarkeit und Flexibilität von Microsoft Dynamics 365 vs. Salesforce Sales Cloud

8. Fazit

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1. Vergleich von Microsoft Dynamics 365 und Salesforce Sales Cloud im Überblick

Im Vergleich der führenden CRM-Systeme Salesforce und Microsoft Dynamics 365 (Statista, 2024) zeigt sich, dass beide Plattformen für B2C- und B2B-Unternehmen in allen Branchen geeignet sind und dabei umfassende Funktionen zur Optimierung von Kundenbeziehungen verfügen. Da die meisten auf dem Markt verfügbaren CRM-Systeme hauptsächlich Sales-Lösungen sind, ist es wichtig vorab zu betonen, dass in diesem Vergleich ausschließlich die Vertriebsfunktionalitäten (Sales-Module) der beiden Anbieter betrachtet werden. Andere Bereiche der klassischen CRM-Definition wie Marketing, Service und Support bleiben unberücksichtigt.

Salesforce Salescloud ist zu Beginn eine kosteneffiziente Option für kleinere Unternehmen mit einfachen CRM-Anforderungen. Mit zunehmenden Anforderungen an Automatisierung und Integration zeigt sich Microsoft Dynamics 365 im Hinblick auf die Einstiegspreise für mittelständische und größere Unternehmen als potenziell vorteilhaft. Die strukturierte Preisgestaltung und der breite Funktionsumfang von Dynamics 365 Sales gelten in diesem Zusammenhang für viele Unternehmen als besonders attraktiv. Beide Systeme punkten mit benutzerfreundlichen Oberflächen und leistungsstarken KI-Tools.

Salesforce bietet vorgefertigte, branchenspezifische CRM-Vorlagen, die insbesondere kleinen Unternehmen den Einstieg erleichtern können. Microsoft Dynamics 365 Sales überzeugt hingegen durch Flexibilität bei komplexeren Anpassungen, insbesondere durch die Nutzung etablierter Programmiersprachen wie C#.

Sowohl Microsoft als auch Salesforce bieten Cloud-Lösungen, die hohe Skalierbarkeit und Flexibilität gewährleisten. Dank ihrer Modularität können Unternehmen Funktionen nach Bedarf hinzufügen. Microsoft zeichnet sich zusätzlich durch eine umfangreiche Produktlandschaft und eine leistungsstarke Low-Code-Plattform aus, die über reine CRM-Funktionalitäten hinausgeht.

In puncto Datenschutz erfüllen beide Anbieter die DSGVO-Vorgaben. Microsoft bietet zudem eine On-Premise-Variante an, die Unternehmen mit besonders hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensouveränität entgegenkommt, während Salesforce Salescloud ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar ist.

Zusammenfassend bieten beide Anbieter moderne und umfangreiche Lösungen für Unternehmen, die sich stetig weiterentwickeln. Ihre Orientierung an den Wettbewerbern zeigt sich in einem kontinuierlichen Streben, technische Vorteile des jeweils anderen zu übertreffen oder auszugleichen. Microsoft Dynamics 365 wird häufig aufgrund des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses, der tiefen Integration in bestehende Microsoft-Infrastrukturen und der breiten Produktpalette geschätzt, die von CRM bis hin zu ERP reicht. Auch Salesforce bietet eine technisch ausgereifte und leistungsfähige Lösung, die Unternehmen bei der Bewältigung digitaler Kundenbeziehungsanforderungen wirkungsvoll unterstützt.

	Microsoft Dynamics 365 Sales	Salesforce Sales Cloud
Kosten	Höhere Einstiegskosten (Basispreis), jedoch mit umfangreicherem Funktionsumfang in der Startversion. Kostenvorteile in den Basispreisen bei höheren Lizenzstufen im Vergleich zu Salesforce. Transparente Preisstruktur mit geringerer Abhängigkeit von kostenpflichtigen Add-ons.	Im Kontext der Basispreise ist die Starter-Version von Salesforce (25 €/Benutzer/Monat) deutlich günstiger als bei Microsoft Dynamics 365 Sales. Der Funktionsumfang dieser Version ist im Vergleich zu höheren Lizenzstufen jedoch auf grundlegende Anforderungen zugeschnitten. Die monatlichen Lizenzkosten (Basispreis) steigen zwischen den einzelnen Versionen deutlich an – in einigen Fällen auf das Zwei- bis nahezu Dreifache der vorherigen Version.
Unternehmensgröße	Flexibel einsetzbar für Unternehmen jeder Größe – insbesondere für wachstumsorientierte Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen geeignet. Besonders geeignet für Organisationen, die bereits Microsoft-Produkte im Einsatz haben.	Die Einstiegsversion eignet sich für kleinere Unternehmen oder Start-ups mit grundlegenden Anforderungen. Für mittelständische und große Unternehmen ist die Sales Cloud in höheren Versionen geeignet, wenn die Integration in die Microsoft Welt nicht im Vordergrund steht. Allerdings fallen im Kontext der Basispreise im Vergleich zu Microsoft Dynamics 365 Sales höhere Kosten an.
Benutzeroberfläche	Intuitive und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche. Vertikale Seitenleiste zur Navigation mit vertrautem „Microsoft-Look-and-Feel“.	Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet und orientiert sich an gängigen Standards in Bezug auf Bedienbarkeit. Die horizontale Navigationsleiste bietet strukturierte Drop-down-Menüs zur schnellen Navigation innerhalb des Systems.
KI-Funktionalitäten	Leistungsstarke KI-Tools für Lead-Bewertung, Verkaufsprognosen und Automatisierung von Kundeninteraktionen. Microsoft 365 Copilot hilft bei der Anpassung und Erweiterung in PowerApps und ermöglicht die Datenaktualisierung durch einfache Prompts. Microsoft Copilot Agents helfen, wiederkehrende Aufgaben wie Berichte erstellen oder Termine planen automatisch zu erledigen und machen die Zusammenarbeit in Apps wie Teams einfacher.	Salesforce Einstein stellt KI-gestützte Funktionen zur Verfügung, ermöglicht jedoch keine tiefgreifende Systemanpassung durch direkte Prompteingaben. Im Vergleich zu Microsoft Copilot Agents, die vorrangig interne Arbeitsprozesse wie Berichterstellung und Teamorganisation unterstützen, fokussiert sich Salesforce Agentforce auf die Automatisierung externer, kundenbezogener Prozesse – etwa bei der Bearbeitung von Anfragen oder der Kommunikation per E-Mail – mit direkter Anbindung an das CRM-System.
Integration	Zahlreiche Konnektoren zur Integration externer Anwendungen über Power Automate oder Azure Logic Apps. Tiefgreifende Anpassung möglich durch die Verwendung von Programmiersprachen wie C#. Nahtlose Integration in ggf. vorhandene Microsoft-Infrastrukturen.	Es stehen zahlreiche Konnektoren zur Verfügung, um externe Anwendungen zu integrieren. Für benutzerdefinierte Integrationen sind jedoch in vielen Fällen Kenntnisse in der proprietären Programmiersprache Apex erforderlich, was die technische Komplexität erhöhen kann.
Technische Anpassbarkeit	Flexible Anpassungen durch PowerApps (Teil der Power Platform). Sicheres Testing durch Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebung innerhalb Power Apps. Unterstützung durch C# und breite Entwickler-Community.	Anpassungen lassen sich direkt im System vornehmen. Für umfassendere oder tiefergehende Anpassungen ist die Nutzung von Apex notwendig. Im Vergleich zu verbreiteten Programmiersprachen wie C# ist die Entwickler-Community kleiner.
Skalierbarkeit	Hohe Skalierbarkeit dank modularer Struktur und Cloud-Plattform. Erhöhtes Nutzerwachstum durch Planung und Anpassung von Ressourcen möglich, dadurch größere Kostenkontrolle. Über CRM hinausgehende Anwendungen (z. B. HR, ERP) und stärkere Low-Code-Integration via Power Platform. Gemäß Gartner ist Microsoft Leader im Bereich Low-Code-Entwicklung (Anpassung- und Erweiterungsmöglichkeiten von Dynamics 365-Funktionalitäten via Low-Code).	Ebenfalls hohe Skalierbarkeit und Flexibilität durch Cloud-Plattform und modulare Struktur. Die Funktionalitäten der Lösung sind stark auf die Bereiche Customer Relationship Management (CRM) und Marketingprozesse ausgerichtet.

2. Kosten von Microsoft Dynamics und Salesforce

Preisübersicht Microsoft Dynamics 365 Sales (Basispreise)

Preisübersicht Salesforce Sales Cloud (Basispreise)

Vergleich Kostenanstieg von Salesforce Sales Cloud

Beim Vergleich der Einstiegspreise beider CRM-Anbieter fällt auf, dass Salesforce mit der Sales Cloud Starter Version (25 €/Benutzer/Monat) eine preislich niedrigere Einstiegslösung anbietet als Microsoft Dynamics 365 Sales Professional (60 €/Benutzer/Monat). Dieses Preisniveau kann insbesondere für kleinere Unternehmen mit weniger komplexen Anforderungen von Interesse sein. Dabei ist zu beachten, dass die Sales Cloud Starter Version im Vergleich zur Dynamics 365 Sales Professional Edition funktional eingeschränkter ist – insbesondere hinsichtlich der Integration von Drittanbieterlösungen sowie der Möglichkeit zur Erstellung oder Anpassung von Automatisierungsprozessen.

Kostenverlauf bei den umfangreicheren Lösungen

Wenn man die Funktionalitäten beider Anbieter im Bereich der Automatisierung vergleicht, zeigt sich ab der Professional-Version ein Unterschied in der Preisstruktur. Dynamics 365 Sales bietet Automatisierungsfunktionen bereits in den Basispreisen zu geringeren Kosten als Salesforce. Beide Anbieter stellen entsprechende Funktionen ab ihrer Professional-Version bereit, jedoch bleibt Dynamics 365 Sales auch in den höheren Lizenzstufen in den monatlichen Lizenzkosten pro Benutzer unter den jeweiligen Versionen von Salesforce (siehe Abb. 3). Automatisierungsfunktionen umfassen beispielsweise die automatische Zuweisung eines eingehenden Leads an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter basierend auf vordefinierten Regeln wie Region oder Lead-Kategorie. Ein weiteres Beispiel ist die automatische Erinnerung für einen Vertriebsmitarbeiter, wenn ein Kunde nach dem Versand eines Angebots nicht innerhalb eines definierten Zeitraums reagiert. Im Hinblick auf die jeweils umfassendsten Lizenzmodelle wird der Preisunterschied noch deutlicher: Microsoft Dynamics 365 Sales Premium kostet 140 €/Benutzer/Monat und liegt damit sowohl unterhalb der Salesforce Sales Cloud Enterprise Edition als auch deutlich unter der Salesforce Unlimited Edition. Letztere ist – bezogen auf die monatlichen Lizenzkosten – mehr als doppelt so teuer, wobei der Funktionsumfang je nach konkreter Nutzung und Konfiguration im Einzelfall verglichen werden sollte. Eine detaillierte Gegenüberstellung der spezifischen Funktionen beider Systeme finden Sie im Abschnitt Funktionsvergleich .

Als IT-Dienstleistungsunternehmen nutzen wir, die Objektkultur, beispielsweise die Microsoft Enterprise Edition, da diese für unsere Bedürfnisse und Anforderungen vollkommen ausreicht.

Doch wie sieht es mit versteckten Kosten aus?

Salesforce stellt die individuelle Anpassbarkeit der Sales-Cloud-Lösung deutlich in den Vordergrund. Diese Flexibilität erfolgt häufig über zusätzliche Add-ons, was zu einem erweiterten Funktionsumfang führen kann, jedoch auch mit zusätzlichen Lizenzkosten verbunden ist. Die Standardversionen der Sales Cloud decken in der Regel zentrale CRM-Funktionalitäten ab. Im Vergleich zu Microsoft Dynamics 365 ist die Staffelung der Lizenzmodelle bei Salesforce stärker differenziert. Insbesondere bei der Starter-Version kann es bereits bei einfachen Anpassungsanforderungen oder der Integration externer Daten notwendig werden, auf eine höhere Version wie Sales Cloud Professional umzusteigen. Über die Plattform AppExchange bietet Salesforce die Möglichkeit, Funktionen durch kostenlose oder kostenpflichtige Add-ons gezielt zu erweitern – beispielsweise das Gebietsmanagement für den Außendienst. Dadurch lassen sich bestimmte Funktionalitäten ergänzen, ohne unmittelbar auf die nächsthöhere Lizenzstufe wie die Enterprise-Version wechseln zu müssen.

Add-ons vs. Upgrades – Flexibilität oder Intransparenz?

Auch im Bereich der KI-Funktionalitäten folgt das Angebot bei Salesforce einem modularen Prinzip: Funktionen sind entweder in umfangreicheren Versionen enthalten oder können über separate Add-ons ergänzt werden. Dieses Modell ermöglicht eine individuelle Anpassung an konkrete Anforderungen. Gleichzeitig kann es zu zusätzlichem Planungsaufwand führen, da die Wahl zwischen Add-ons und höheren Lizenzstufen hinsichtlich der Gesamtkosten und des Funktionsumfangs sorgfältig abgewogen werden muss – sowohl bei der initialen Entscheidung als auch im Hinblick auf zukünftige Erweiterungen oder sich verändernde Anforderungen.

Klare Preisstruktur und weniger Fragmentierung bei Dynamics 365 Sales

Microsoft bietet mit AppSource ebenfalls eine Plattform für Geschäftsanwendungen, jedoch weist die Preisstruktur von Dynamics 365 Sales insgesamt eine andere Struktur auf als bei Salesforce, was die Vergleichbarkeit der Versionen und Optionen beeinflusst. Die Einstiegsversion von Dynamics 365 Professional ist teurer als die Salesforce Starter Version, bietet jedoch einen umfangreicheren Funktionsumfang, was dazu führen kann, dass der Bedarf für ein Upgrade in der Regel später auftritt. Die drei klar definierten Lizenzstufen bei Microsoft bieten eine weniger differenzierte Struktur der angebotenen Funktionen im Vergleich zu Salesforce. Dies kann in vielen Fällen die Entscheidung für ein Upgrade auf eine höhere Version vereinfachen. Add-ons werden in diesem Kontext hauptsächlich als Partnerlösungen betrachtet, die zusätzliche Anwendungsfälle oder branchenspezifische Lösungen abdecken. Dabei sollten Add-ons von Drittanbietern hinsichtlich des Datenschutzes geprüft werden.

Abschließend ist zu betonen, dass sich alle oben genannten Kostenangaben auf die Basispreise beziehen. In der Praxis können die tatsächlichen Kosten jedoch variieren, abhängig von Faktoren wie dem Integrationsaufwand, den benötigten Funktionen oder auch möglichen Rabatten im Rahmen individueller Angebote. Eine präzise Kostenschätzung lässt sich daher erst treffen, sobald die technischen Anforderungen Ihres Unternehmens dem jeweiligen Anbieter vorliegen und erste Verkaufsgespräche stattgefunden haben.

3. Benutzerfreundlichkeit & Support von Microsoft Dynamics und Salesforce Sales Cloud

Benutzeroberfläche Dynamics 365 Sales

Öffnet man Dynamics 365, erscheint zunächst das Sales Dashboard als Startseite, welches einen schnellen Überblick über die aktuellen Zahlen bietet. Durch die klar strukturierte vertikale Seitenleiste lässt sich zudem problemlos zwischen verschiedenen Menüpunkten wechseln, etwa zu Aufgaben, Aktivitäten oder einzelnen Datensätzen laufender Geschäfte und Bestandskunden.

Auch die einzelnen Seiten sind logisch und übersichtlich aufgebaut, sodass man sich schnell in den jeweiligen Bereichen zurechtfindet. Insgesamt wirkt die Benutzeroberfläche visuell ansprechend und ist sehr intuitiv. Besonders wenn man bereits mit anderen Microsoft-Produkten gearbeitet hat, kommt einem das „Look and Feel“ vertraut vor, was die Benutzererfahrung erheblich verbessert.

Benutzeroberfläche der Sales Cloud

Die Startseite von Sales Cloud bietet ähnlich wie Dynamics 365 einen guten Überblick mittels Dashboards und aufgabenbezogener Informationen. Im Gegensatz zu Microsoft löst Salesforce die Navigation jedoch durch eine horizontale Leiste, die oben im Layout verläuft. Darüber hinaus ermöglichen die Drop-down-Menüs in der Navigationsleiste einen schnellen Zugriff auf spezifische Datensätze oder Listen, wie beispielsweise Lead-Datensätze oder Lead-Listen.

Die Struktur der Seiten in der Sales Cloud ähnelt stark der von Dynamics 365, wodurch sich auch hier eine schnelle Einarbeitung ermöglicht. Insgesamt lässt sich sagen, dass auch Sales Cloud eine gleichermaßen ansprechende und benutzerfreundliche Oberfläche bietet.

Wie gut sind die Lern- und Hilfsmaterialien?

Sowohl Salesforce als auch Microsoft bieten beim ersten Öffnen ihrer CRM-Systeme eine geführte Tour an, die den Nutzern und Nutzerinnen hilft, sich schnell zurechtzufinden. Bei Salesforce wird bereits vor der Nutzung des Systems gemeinsam mit dem Vertriebsteam ermittelt, welche strategischen Ziele das Unternehmen verfolgt und wie Salesforce zur Erreichung dieser Ziele beitragen kann. Dies ermöglicht eine zielgerichtete Einführung in das System und die effiziente Nutzung des CRM.

Neben diesen Einführungshilfen bieten beide Softwarehersteller auch Lernpfade auf ihren jeweiligen Plattformen an (Salesforce: Trailhead und Microsoft: Microsoft Learn), die es den Nutzern und Nutzerinnen ermöglichen, sich eigenständig fortzubilden. Beide Plattformen setzen dabei auf Gamification-Elemente, bei denen die Nutzer und Nutzerinnen durch das Absolvieren von Übungen Punkte sammeln, Ränge aufsteigen und Badges erhalten können. Zusätzlich gibt es spezielle Kurse zur Vorbereitung auf Zertifizierungen. Salesforce bietet darüber hinaus digitale und Live-Events, sowie einen eigenen Podcast an. Microsoft stellt ähnliche Ressourcen wie Webinare, Blogs und Podcasts, wie den „Azure Podcast“, zur Verfügung. Obwohl Microsofts Lernangebot aufgrund seines breiten Portfolios eine größere Vielfalt umfasst, bietet Salesforce im CRM-Kontext eine speziellere Auswahl an Lernpfaden, Modulen und zusätzlichen Ressourcen. Abschließend verfügen beide Anbieter über eigene Communities (Salesforce: Trailblazer Community, Microsoft: Dynamics 365 Community), an die sich Nutzer und Nutzerinnen bei Fragen wenden können und Antworten erhalten.

Wie gut sind die Dokus von Dynamics 365 und Sales Cloud?

Vorab bietet Microsoft eine sehr umfangreiche Sammlung an Produktdokus, welche ihre ganze Palette an Lösungen abdeckt. Auch in der Tiefe sind die Dokumentationen gut ausgearbeitet. Besonders hervorzuheben ist bei der Dynamics 365 Sales Produktdokumentation die Struktur der einzelnen Hauptkategorien, bei welcher man durch kleine Felder zwar Informationen zu den Ersten Schritten, Neuigkeiten, Trainings oder Konzepte zur Fehlerbehandlung erhält, der Fokus jedoch in der Unterteilung von Implementierung, Verwaltung und Entwicklung sowie in der Verwendung des Systems liegt. Salesforce behandelt diese Themen zwar auch auf ihrer Hauptkategorieseite, jedoch mit einem anderen Fokus in der Strukturierung.

Die Seiten von Microsoft sind insgesamt übersichtlicher gegliedert. Während Salesforce vor allem mit Auflistungen und Querverweisen arbeitet, bieten die Seiten von Microsoft umfangreiche Beiträge, die eine einleitende Gliederung, Tabellen, Screenshots und nützliche Boxen mit Tipps und wichtigen Informationen enthalten. Die Seitenleiste erleichtert die Navigation durch die Dokumentation, die in die Bereiche Administrationshandbuch, Verkaufsleitfaden und Entwicklerhandbuch unterteilt ist. Dies ermöglicht eine schnelle Zuordnung der relevanten Inhalte zu den jeweiligen Zielgruppen.

Obwohl auch die Salesforce-Dokumentation auf verschiedene IT-Kenntnisse ausgerichtet ist, zeigt sich keine vergleichbare Strukturierung wie bei Microsoft. Ein Vorteil der Salesforce-Dokumentation ist jedoch die Suchfunktion: Beide Anbieter bieten eine Suchleiste, um gezielt nach Informationen zu suchen. Bei Salesforce werden in den Suchergebnissen zusätzlich Lernpfade sowie Community-Fragen und -Antworten angezeigt. Microsoft zeigt ebenfalls Fragen und Antworten an, jedoch beziehen sich diese nicht auf die Dynamics 365 Community.

Customer Support Microsoft Dynamics vs. Salesforce

Microsoft Dynamics 365 und Salesforce bieten beide umfassenden Support, der jedoch unterschiedlich strukturiert und preislich gestaltet ist. Microsoft stellt seinen Unified Support zur Verfügung, der eine zentrale Anlaufstelle für alle Microsoft-Dienste wie Office 365, Azure und Dynamics 365 bietet. Während viele grundlegende Support-Dienste bereits im Lizenzpreis von Microsoft Dynamics 365 enthalten sind, ermöglicht der Dynamics-spezifische Premium Support (Professional Direct-Support) gegen Aufpreis zusätzliche Leistungen, wie etwa einen 24/7-Support sowie schnellere Reaktionszeiten und maßgeschneiderte Beratung. Unternehmen können somit erweiterte Funktionen nach Bedarf hinzu buchen, ohne auf teure, pauschale Premium-Optionen angewiesen zu sein. DDiese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, den Supportbedarf gezielt zu decken, insbesondere für Unternehmen, die bereits in die Microsoft-Welt integriert sind.

Salesforce setzt hingegen auf spezialisierte, kostenpflichtige Support-Pläne, die je nach Abonnement-Modell variieren. Der Salesforce Success Plan beinhaltet neben technischer Unterstützung auch strategische Beratung, während der Premier Support und Signature Success Plan eine 24/7-Betreuung bieten. Die Zusatzpakete können jedoch in einigen Fällen die Gesamtkosten der Plattform beeinflussen, insbesondere für größere Unternehmen mit höherem Supportbedarf.

4. Funktionen von Microsoft Dynamics und Salesforce

Welche Funktionen muss ein CRM-System im Sales-Bereich überhaupt haben?

Um einen potenziellen Kunden effizient in Umsatz zu wandeln braucht ein CRM-System mindestens folgende Funktionalitäten:

• Leadmanagement: Erfassung, Qualifizierung, Verfolgung und Pflege von Leads (potenziellen Käufern).
• Kontaktmanagement: Verwaltung und Pflege von Kundenkontakten.
• Pipeline Management: Verfolgung und Verwaltung von Verkaufschancen.
• Task Management: Verwaltung und Verfolgung von Aufgaben.
• E-Mail-Integration: Einbindung von E-Mail-Kommunikation in das CRM-System.
• Berichte und Analysen: Erstellung und Analyse von Berichten zur Leistungsbewertung.

Darüber hinaus vorteilhaft sind:

• Angebotsmanagement: Erstellung und Verwaltung von Angeboten.
• Workflow Automation: Automatisierung von Geschäftsprozessen.
• Customization: Anpassung des CRM-Systems an spezifische Geschäftsanforderungen.
• Third Party Integration: Anbindung an externe Software und Systeme.
• Mobile Application: Zugriff auf das CRM-System über mobile Geräte.
• Offline-Fähigkeit: Nutzen der mobilen Application im Offline-Modus.
• Vorhersagen: Prognose zukünftiger Verkaufszahlen und Trends.
• Lead-Scoring: Bewertung und Priorisierung von Leads.
• Opportunity-Scoring: Bewertung und Priorisierung von Verkaufschancen.
• Zielmanagement: Erstellen sowie Verwalten von Unternehmenszielen.
• Gebietsmanagement: Verwaltung und Zuweisung von Verkaufsgebieten.
• Kalendermanagement: Verwaltung und Organisation von Terminen.
• Verwaltung von Dokumenten: Organisation und Speicherung von Dokumenten.

Im Kontext der Vergleichstabelle (siehe Abb. 10) lag der Fokus darauf, die genannten Funktionalitäten zu analysieren und dabei vergleichbare Versionen der beiden Anbieter hinsichtlich ihres Funktionsumfangs gegenüberzustellen.

5. Künstliche Intelligenz (KI) bei Microsoft Dynamics 365 vs. Salesforce Sales Cloud

Leistungsstarke KI-Tools im Verkaufsprozess

Sowohl Dynamics 365 als auch Salesforce bieten leistungsstarke KI-Tools, die im Kontext des Verkaufsprozesses besonders bei der Lead-Bewertung, der Verkaufsprognose und der Automatisierung von Kundeninteraktionen zum Einsatz kommen. Mit dem Copiloten beider Anbieter wird dem Nutzer des jeweiligen Systems zusätzlich ein intelligenter Assistent angeboten, welcher durch gezielte Fragen nützliche Antworten liefern kann. Mit diesen Assistenten können Nutzer und Nutzerinnen Aufgaben wie das Zusammenfassen von Leaddatensätzen, die Vorbereitung von Terminen oder die Erstellung personalisierter Nachrichten effizient erledigen.

Vereinfachte Datenaktualisierung und Systemerweiterung

Mit Hilfe von Copiloten ist es darüber hinaus möglich Daten im CRM-System durch einfache Prompts zu aktualisieren, was den manuellen Aufwand bei der Arbeit mit Datensätzen erheblich reduziert. Im Kontext von Dynamics 365 unterstützt der Copilot zusätzlich auch bei der Anpassung und Erweiterung des Systems in PowerApps (einer Plattform zur Erstellung und Anpassung benutzerdefinierter Apps ohne Programmierkenntnisse). So können mit gezielten Prompts neue Tabellen oder Spalten innerhalb der bestehenden Sales-App erstellt und sogar weitere Canva-Apps entwickelt werden, die sich in bestehende Anwendungen integrieren lassen. Im Vergleich dazu kann man in Salesforce mit Einstein innerhalb des Flow Builders zwar auch eigene Automatisierungen per Prompt erstellen, jedoch sind tiefere Systemanpassungen, wie das Hinzufügen einer weiteren Spalte zum Lead-Datensatz, wie es mit dem Microsoft Copiloten möglich ist, aktuell noch nicht durch Prompts realisierbar.

Automatisierung durch KI-Agenten

Salesforce setzt mit ihrem KI-Agenten „Agentforce“ auf die Automatisierung von kundenorientierten Aufgaben und Prozessen. Seit Ende Oktober verfügbar, optimiert Agentforce Serviceabläufe wie das Bearbeiten von Kundenanfragen, das Versenden von E-Mails oder die Aktualisierung von Vertriebsdaten. Unternehmen können mithilfe von Low-Code-Tools maßgeschneiderte Agenten erstellen, die wiederholbare Aufgaben selbstständig bearbeiten und durch ihre Integration in die CRM-Datenbank effizient arbeiten. So wird ein durchgängiger, automatisierter Kundenservice – bis hin zu 24/7-Unterstützung – ermöglicht, wobei komplexe Anfragen gegebenenfalls an menschliche Agenten eskaliert werden (Quelle: Salesforce Agentforce). Im Vergleich dazu richten sich Microsoft „Copilot Agents“ eher darauf, interne Geschäftsprozesse und Team-Kollaboration zu optimieren. Als Teil von Microsoft 365 Anwendungen wie Teams, Excel und Outlook, unterstützen Copilot Agents bei der Automatisierung repetitiver Aufgaben, darunter das Erstellen von Berichten, das Planen von Meetings oder das Bereitstellen von kontextbasierten Informationen. Hauptsächlich für produktivitätsorientierte Workflows konzipiert, ist ihre Einbettung in CRM-Prozesse wie die Bearbeitung von Kundenanfragen weniger ausgeprägt. Dadurch können komplexe Kundenservice-Aufgaben meist nur durch menschliche Interaktionen final geklärt werden, während Salesforce Agentforce hier durch seine tiefgreifende CRM-Integration stärker auf automatisierten Kundenservice fokussiert ist (Quelle: Microsoft Copilot Agents).

6. Technische Anforderungen von Microsoft Dynamics 365 vs. Salesforce Sales Cloud

Technische Einführung eines CRM-Systems

Die Komplexität der Einführung eines CRM-Systems lässt sich nicht pauschal bestimmen, da sie stark von den Geschäftsprozessen des jeweiligen Unternehmens abhängt. Der erste Schritt, unabhängig vom Anbieter, besteht daher darin, den eigenen Verkaufsprozess zu analysieren und zu überlegen, wie das CRM-System dabei unterstützend wirken kann. Basierend darauf folgt eine klassische Implementierung, die meistens diese drei Punkte umfasst:

• Individualisierung/Customizing: Anpassung der CRM-Lösung an die spezifischen Geschäftsanforderungen und Arbeitsabläufe.
• Integration: Nahtlose Verbindung der CRM-Lösung mit anderen Systemen und Anwendungen Ihres Unternehmens, insbesondere ERP und eCommerce.
• Datenmigration: Übertragung vorhandener Kunden- und Geschäftsdaten in die CRM-Lösung.

Im Kontext des Customizings kann auch eine Standardlösung ausreichen, jedoch ist je nach Anwendungsfall eine Anpassung und Konfiguration an die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens oftmals sinnvoll, um das volle Potenzial des CRM-Systems auszuschöpfen.

Konfiguration von Dynamics 365 und Salesforce

Bei der Grundkonfiguration des CRM-Systems bietet Salesforce leichte Vorteile, da es branchenspezifische, vorgefertigte CRM-Vorlagen bereitstellt, die den Individualisierungsaufwand für kleinere Unternehmen oder solche mit standardisierten Prozessen reduzieren können.

Customizing von Dynamics 365 und Salesforce

Im Hinblick auf die Individualisierung ist die Anpassung von Feldern und Beziehungen in beiden CRM-Systemen technisch relativ einfach. Auch die Anpassung von Automatisierungen lässt sich in beiden Systemen mit etwas Einarbeitung problemlos umsetzen. Ohne Vorerfahrung wird es jedoch erforderlich sein, sich mit dem System vertraut zu machen und gegebenenfalls Lernpfade zu absolvieren. Sobald die grundlegende Logik des Systems verstanden wurde, stellen kleinere Anpassungen keine große Herausforderung mehr dar.

Testing von Customizations in Dynamics 365 und Salesforce

In Salesforce können Anpassungen wie beispielweise das Hinzufügen einer neuen Spalte für Leadinformationen direkt innerhalb der Lösung vorgenommen werden. Um in Dynamics 365 Sales Änderungen vorzunehmen, muss man hingegen die Anwendung verlassen und in die Entwicklungsumgebung von PowerApps wechseln, einem Teil der Microsoft Power Platform. Dies bedeutet, dass Anpassungen in Salesforce sofort im System sichtbar sind, während Änderungen für Dynamics 365 zuerst innerhalb von PowerApps veröffentlicht werden müssen. Dieser zusätzliche Schritt in Dynamics 365 kann jedoch als Vorteil angesehen werden, da die Aufteilung in Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebung eine sichere Testphase ermöglicht, bevor Änderungen in die Produktionsumgebung übernommen werden. Dies trägt zur Stabilität und Sicherheit des Systems bei.

Programmierung in C# vs. Apex

Bei komplexeren Anpassungen, wie etwa tiefgehenden Berechnungen oder maßgeschneiderter Geschäftslogik, bietet Microsoft einige Vorteile. Sowohl bei Salesforce als auch bei Dynamics 365 erfordern komplexe Anpassungen Programmierkenntnisse. Während Microsoft auf weit verbreitete Programmiersprachen wie C# setzt, wird bei Salesforce die eigene Programmiersprache Apex verwendet. Dies kann zusätzlichen Aufwand für Entwicklerinnen und Entwickler verursachen, die sich in die Programmiersprache Apex einarbeiten müssen, und führt zu einer kleineren Entwickler-Community im Vergleich zu C#.

Integrationsmöglichkeiten mit Dynamics 365 vs. Salesforce

Sowohl Dynamics 365 als auch Salesforce bieten in ihren App-Stores (AppSource und AppExchange) zahlreiche Konnektoren, um externe Anwendungen zu integrieren. Während viele Integrationsanforderungen durch die Standard-Konnektoren abgedeckt werden können, stoßen diese bei komplexeren Szenarien oder spezifischen Anforderungen oft an ihre Grenzen. Salesforce stellt für solche Fälle mit MuleSoft eine leistungsstarke Integration Platform as a Service (iPaaS) bereit. MuleSoft ermöglicht API-gestützte Verbindungen und Integrationen zwischen Salesforce und externen Systemen, ohne dass tiefgehende Programmierkenntnisse in Apex erforderlich sind. Allerdings ist MuleSoft kostenpflichtig, und für die Nutzung fallen zusätzliche Lizenzgebühren an, die je nach Umfang der Integration und der Anzahl der verbundenen Systeme variieren. Obwohl viele Integrationen mit MuleSoft ohne direkte Programmierung umgesetzt werden können, sind für benutzerdefinierte Anforderungen innerhalb von Salesforce, die komplexe Geschäftslogik oder spezifische API-Endpunkte betreffen, weiterhin Kenntnisse in Apex erforderlich. Im Microsoft-Ökosystem erfolgt die Integration von Dynamics 365 in externe Systeme und die Automatisierung von Prozessen in erster Linie über Power Automate oder Azure Logic Apps. Beide Lösungen bieten eine intuitive, visuell gesteuerte Plattform, die keine spezifischen Programmierkenntnisse wie Apex voraussetzt. Mit Power Automate lassen sich einfache, automatisierte Workflows erstellen, die direkt innerhalb der Dynamics 365 Sales Lizenz zur Verfügung stehen. Standard-Konnektoren für die häufigsten Anwendungsfälle sind dabei in der Regel ohne zusätzliche Kosten enthalten. Für erweiterte Funktionen wie die Nutzung von Premium-Konnektoren oder benutzerdefinierten Konnektoren sowie für komplexere Integrationsszenarien, die Azure Logic Apps, Azure Service Bus oder Azure API Management erfordern, fallen zusätzliche Gebühren an. Azure Logic Apps arbeitet dabei auf Basis eines Pay-as-you-Go-Modells, bei dem keine festen Lizenzgebühren wie bei MuleSoft erforderlich sind, sondern lediglich Kosten für die tatsächliche Ressourcennutzung und die ausgeführten Aktionen entstehen. Azure Logic Apps ermöglicht es, komplexe Workflows und Automatisierungen einfach und zugänglich zu gestalten. Dabei richtet sich die Lösung sowohl an Anwenderinnen und Anwender ohne tiefgehende technische Kenntnisse als auch an Entwicklerinnen und Entwickler, die mithilfe von Programmiersprachen wie C# oder .NET individuelle Erweiterungen und maßgeschneiderte Integrationen erstellen können.

Datenmigration in Dynamics 365 vs. Salesforce

Die Datenmigration stellt einen häufig unterschätzten, aber entscheidenden Schritt bei der Einführung eines CRM-Systems dar. Sie bezieht sich auf den Prozess, bei dem bestehende Kunden- und Geschäftsdaten aus alten Systemen in das neue CRM übertragen werden. Dafür braucht es nicht nur eine genaue Planung, sondern auch gründliche Tests. So wird sichergestellt, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen, Fehler vermieden werden und später kein hoher Aufwand für Nachbesserungen entsteht. Besonders bei der Migration großer Datenmengen müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Daten in einem Format vorliegen, das vom neuen CRM-System problemlos verarbeitet werden kann.

Data Import Wizard, Data Loader und Data Migration Framework

Sowohl Microsoft Dynamics 365 Sales als auch Salesforce bieten hierfür Unterstützung und entsprechende Tools, wobei die spezifischen Anforderungen variieren können - je nach Komplexität der bestehenden Daten und der zu migrierenden Systemen. Während Salesforce mit dem Data Import Wizard und Data Loader einfache Werkzeuge zur Verfügung stellt, bietet Microsoft für Dynamics 365 Sales das Data Migration Framework (DMF), das insbesondere bei größeren und komplexeren Migrationen hilfreich ist. Das DMF ermöglicht eine strukturierte, automatisierte Datenmigration und sorgt dafür, dass die Daten im richtigen Format vorliegen.

Insgesamt sind die Möglichkeiten und Tools für die Datenmigration in beiden Systemen vergleichbar. Unternehmen, die bereits Microsoft Produkte nutzen, profitieren von einer potenziell nahtloseren Migration, da diese tief in viele gängige Datenformate und -systeme integriert sind. Salesforce-Nutzer müssen in einigen Fällen auf zusätzliche Tools oder Drittanbieter-Services zurückgreifen, um eine effiziente Migration durchzuführen, was den Aufwand erhöhen kann.

7. Skalierbarkeit und Flexibilität von Microsoft Dynamics 365 vs. Salesforce Sales Cloud

Cloud-Technologie und modulare Vielfalt

Da die Lösungen beider Anbieter als Cloud-Plattformen verfügbar sind, bieten sie im Hinblick auf die Skalierbarkeit hohe Flexibilität. Ein weiterer Vorteil ist die Modularität beider Systeme, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Lösung mit zusätzlichen Funktionen zu erweitern. Microsoft kann sich dabei durch erweiterbare Module in Dynamics 365 abheben, da diese nicht nur auf CRM-Anwendungen beschränkt sind, sondern ein vielfältiges Angebot an weiteren Geschäftslösungen umfassen. Während Salesforce traditionell stärker auf CRM und Marketing ausgerichtet ist, bietet Microsoft ein breites Produktportfolio, das von der Personalverwaltung (HR) und der Ressourcenplanung (ERP) bis hin zur Finanzverwaltung (Finance) reicht.

Low-Code-Power und Entwicklerunterstützung durch Microsoft

Für Unternehmen, die neben zusätzlichen Modulen wie Marketing, Kundenservice, Außendienst, Projektmanagement maßgeschneiderte Apps oder eigene Webseiten (Power Pages) benötigen, stellt Microsoft darüber hinaus mit seiner Power Platform eine leistungsstarke Low-Code-Plattform bereit, die eine Vielzahl an Funktionen abdeckt. Dies wird auch durch die Analyse von Gartner bestätigt, die Microsoft im Magic Quadrant für Enterprise Low-Code Application Platforms 2024 als „Leader“ einstuft. Besonders hervorgehoben wird dabei nicht nur die Fähigkeit der Power Platform, zahlreiche Anwendungsfälle zu unterstützen, sondern auch ihre fortschrittlichen Funktionen und die umfangreiche Entwicklerunterstützung. Diese starke Entwicklerunterstützung trägt wesentlich zu einer flachen Lernkurve bei, da sowohl erfahrene Entwicklerinnen und Entwickler als auch Einsteiger auf eine Vielzahl von Ressourcen zugreifen können, um schnell Wissen aufzubauen und auf ihren bisherigen Erfahrungen aufzusetzen. Vor allem für Nicht-Entwickler eröffnet die Power Platform innovative Möglichkeiten, Prozesse individuell zu automatisieren und anzupassen. Aufgrund der gewonnenen Erfahrungen im M365-Umfeld könnten Mitarbeitende weiter dazu angeregt sein, Aufgaben zu übernehmen oder Lösungen zu erstellen, die über die derzeit genutzte Anwendung hinausgehen.

Persönliche Erfahrung: Erstellen einer App ohne technisches Vorwissen

Auch ich habe durch meine persönliche Arbeit mit Microsoft Dynamics 365 wertvolle Erkenntnisse gewonnen, insbesondere darüber, wie schnell sich der eigene Wissensstand erweitern kann und wie vielfältig die daraus entstehenden Einsatzmöglichkeiten sind. So war ich trotz fehlender technischer Vorkenntnisse nach lediglich vier Monaten in der Lage, eine interne Anwendung (Power App) vollständig selbst zu entwickeln. Ein zentraler Erfolgsfaktor dabei war meine Erfahrung mit Cloudflows, die es mir ermöglichten, die notwendige Logik für den Umgang mit einer Datenbank und API-Abfragen, als automatisieren Prozess abzubilden. Für alle offenen Fragen und Wissenslücken waren mir die Microsoft Lernplattform und Dokumentation eine immense Unterstützung. Sie lieferten alle notwendigen Informationen, um eine moderne und benutzerfreundliche App-Oberfläche zu gestalten und die gebaute Logik des Cloudflows über einen Button in die Anwendung zu integrieren. Als jemand ohne tiefgreifenden IT-Hintergrund war auch ich damals positiv überrascht, wie intuitiv die Werkzeuge der Power Platform gestaltet sind. Gleichzeitig war ich stolz darauf, mein vorhandenes Wissen effektiv aufbauen zu können, um mich erfolgreich neuen Herausforderungen zu stellen.

Low-Code-Vorteile und Grenzen bei Salesforce

Im Vergleich dazu bietet Salesforce ebenfalls Low-Code-Tools wie den Flow Builder, welcher grundlegende Anpassungen und Automatisierungen ermöglicht. Unterstützt wird dies durch die Trailhead-Lernplattform von Salesforce, die es Anwendern erleichtert, schnell Low-Code-Kompetenzen zu entwickeln. Für einfache Workflows stellt dies eine ideale Lösung dar, um Anwendern ohne tiefgehende Programmierkenntnisse eine effiziente Lösung anzubieten. Für komplexere, maßgeschneiderte Lösungen, die tiefere Integrationen oder eine ausgefeilte Geschäftslogik erfordern, kann jedoch die Unterstützung durch Systemadministratoren oder Entwickler notwendig sein, insbesondere aufgrund der Programmiersprache Apex.

Datenanalyse: BI-Lösungen im Vergleich

Die Integration von Business Intelligence (BI) und datengetriebener Analytik ist ein entscheidender Faktor, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Microsoft Dynamics 365 bietet hier klare Vorteile durch die tiefe Verknüpfung mit Power BI und Microsoft Fabric. Diese Integration ermöglicht eine direkte Visualisierung und Analyse von Geschäftsdaten innerhalb der Plattform selbst. Obwohl Salesforce mit Tableau ebenfalls eine leistungsstarke BI-Lösung bietet, erfordert Tableau jedoch eine separate Lizenz sowie zusätzliche Integration, was den Zugang zu datengetriebenen Erkenntnissen im Vergleich zu Microsoft weniger komfortabel macht.

Zusammengefasst bieten sowohl Microsoft als auch Salesforce leistungsstarke Plattformen, die unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Während Salesforce traditionell stärker auf CRM und Marketing fokussiert ist, bietet Microsoft eine umfassendere Lösung für unterschiedliche Geschäftsanwendungen und Datenanalyse.

Datenschutz und Sicherheit bei Microsoft Dynamics vs. Salesforce

Da in einem CRM-System wertvolle Kundendaten gespeichert werden und beide Anbieter ihren Hauptsitz sowie ihre Cloud-Dateninfrastruktur in den USA haben, spielt der Datenschutz eine besonders wichtige Rolle. Es ist erwähnenswert, dass sowohl Salesforce als auch Dynamics 365 umfassende Funktionen bieten, um die Anforderungen der DSGVO umzusetzen. Beide Plattformen verfügen über leistungsstarke Werkzeuge zur Verwaltung von Zugriffsrechten und zur Nachverfolgbarkeit von Datenverarbeitungsaktivitäten.

Im Rahmen der DSGVO ermöglichen beide Anbieter, Daten in einer gewünschten geografischen Region (z.B. für deutsche Kunden in Deutschland oder der EU) zu speichern, was Unternehmen hilft, die gesetzlichen Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Salesforce setzt in diesem Kontext auf eine globale Cloud-Infrastruktur, bietet jedoch in einigen Ländern, wie beispielsweise China, einen eingeschränkten Serviceumfang durch Kooperationen mit lokalen Partnern. Microsoft hingegen nutzt mit Azure eine umfassendere, verteilte Instanzstrategie und hat in vielen Ländern, einschließlich China, eigene Datenzentren und lokale Partnerschaften. Folglich bietet Microsoft hier eine größere geografische Abdeckung und potenziell mehr Kontrolle über Datenhoheit.

Ein weiterer zu berücksichtigender Vorteil von Dynamics 365 im Zusammenhang der Datenspeicherung ist jedoch die Wahl zwischen einer On-Premise- und einer Cloud-Lösung. Unternehmen, die strenge Datenschutzvorgaben haben oder ihre Daten aus rechtlichen oder anderen Gründen lokal speichern müssen, können sich für eine On-Premise-Lösung entscheiden. Im Gegensatz dazu ist Salesforce ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar. Abschließend kann im Kontext der datenschutzrechtlichen Prüfung berücksichtigt werden, dass eine bestehende Nutzung von Microsoft 365 (Word, PowerPoint, Excel und Outlook) mögliche Synergien bei der Bewertung der Datenschutzkonformität bieten kann.

8. Fazit

Insgesamt lässt sich sagen, dass sowohl Salesforce als auch Microsoft mit ihren CRM-Lösungen unterschiedliche Stärken bieten, je nach den individuellen Anforderungen und der Unternehmensstrategie. Während Salesforce durch seinen günstigen Einstiegspreis und umfangreiche Anpassbarkeit glänzt, bietet Microsoft mit einem besseren insgesamten Preis-Leistungs-Verhältnis und einer starken Low-Code-Plattform eine umfassende Lösung für Unternehmen, die eine engere Verbindung zu anderen Microsoft-Produkten suchen.

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