Microsoft Dynamics 365 Sales vs. Salesforce Sales Cloud - Die beiden CRM-Systeme im Vergleich

Wir vergleichen zwei große CRM-Systeme am Markt und zeigen, wie sich Microsoft Dynamics 365 und Salesforce Sales Cloud in Sachen Kosten, Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, KI, Technik und Datenschutz unterscheiden – und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Inhalte

1. Vergleich von Microsoft Dynamics 365 und Salesforce Sales Cloud im Überblick

2. Kosten von Microsoft Dynamics und Salesforce

3. Benutzerfreundlichkeit & Support von Microsoft Dynamics und Salesforce Sales Cloud

4. Funktionen von Microsoft Dynamics und Salesforce

5. Künstliche Intelligenz (KI) bei Microsoft Dynamics 365 vs. Salesforce Sales Cloud

6. Technische Anforderungen von Microsoft Dynamics 365 vs. Salesforce Sales Cloud

7. Skalierbarkeit und Flexibilität von Microsoft Dynamics 365 vs. Salesforce Sales Cloud

8. Fazit

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1. Vergleich von Microsoft Dynamics 365 und Salesforce Sales Cloud im Überblick

Im Vergleich der führenden CRM-Systeme Salesforce und Microsoft Dynamics 365 (Statista, 2024) zeigt sich, dass beide Plattformen für B2C- und B2B-Unternehmen in allen Branchen geeignet sind und dabei umfassende Funktionen zur Optimierung von Kundenbeziehungen verfügen. Da die meisten auf dem Markt verfügbaren CRM-Systeme hauptsächlich Sales-Lösungen sind, ist es wichtig vorab zu betonen, dass in diesem Vergleich ausschließlich die Vertriebsfunktionalitäten (Sales-Module) der beiden Anbieter betrachtet werden. Andere Bereiche der klassischen CRM-Definition wie Marketing, Service und Support bleiben unberücksichtigt.

Salesforce Sales Cloud ist zu Beginn kostentechnisch eine attraktive Option für kleinere Unternehmen mit einfachen CRM-Anforderungen. Doch mit steigenden Ansprüchen an Automatisierung und Integration erweist sich Microsoft Dynamics 365 im Kontext der Basispreise als vorteilhafter, besonders für mittelständische und größere Unternehmen. Die klare Preisstruktur und die umfassenden Funktionen von Dynamics 365 Sales bieten hier einen entscheidenden Vorteil. Beide Systeme punkten mit benutzerfreundlichen Oberflächen und leistungsstarken KI-Tools. Technisch gesehen punktet Salesforce mit vorgefertigten, branchenspezifischen CRM-Vorlagen, die kleineren Unternehmen den Einstieg erleichtern. Microsoft Dynamics 365 Sales überzeugt hingegen mit größerer Flexibilität bei komplexeren Anpassungen indem auf etablierte Programmiersprachen wie C# gesetzt wird. Sowohl Microsoft als auch Salesforce bieten Cloud-Lösungen, die hohe Skalierbarkeit und Flexibilität gewährleisten. Dank ihrer Modularität können Unternehmen Funktionen nach Bedarf hinzufügen. Besonders hervorzuheben ist Microsofts breite Produktpalette und die leistungsstarke Low-Code-Plattform, die über CRM hinausgeht. In puncto Datenschutz erfüllen beide Anbieter die DSGVO-Vorgaben. Microsoft bietet zusätzlich eine On-Premise-Lösung, die für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen vorteilhaft ist, während Salesforce Sales Cloud ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar ist.

Zusammenfassend bieten beide Anbieter moderne und umfangreiche Lösungen für Unternehmen, die sich stetig weiterentwickeln. Ihre Orientierung an den Wettbewerbern zeigt sich in einem kontinuierlichen Streben, technische Vorteile des jeweils anderen zu übertreffen oder auszugleichen. Besonders überzeugend ist bei Microsoft Dynamics 365 das herausragende Preis-Leistungs-Verhältnis, die Integration in eine bestehende Microsoft-Infrastruktur sowie die breite Produktpalette, die von CRM bis hin zu ERP auf einer leistungsstarken Plattform reicht. Trotz dieser Vorteile bietet auch Salesforce eine technisch ausgereifte Lösung, um den wachsenden Herausforderungen der zunehmend digitalen Kundenbeziehung erfolgreich zu begegnen.

	Microsoft Dynamics 365 Sales	Salesforce Sales Cloud
Kosten	Höhere Einstiegskosten, aber umfassendere Startversion. Klarer Kostenvorteil in den Basispreisen bei höheren Versionen im Vergleich zu Salesforce. Transparente Preisstruktur mit weniger Abhängigkeit von Add-ons.	Sehr niedrige Einstiegskosten mit der Starter Version (25 €/Benutzer/Monat), jedoch stark eingeschränkte Funktionen. Erhebliche Kostensprünge zwischen den einzelnen Versionen.
Unternehmensgröße	Flexibel für Unternehmen jeder Größe, ideal für solche mit Wachstumsambitionen und komplexen Geschäftsprozessen. Besonders vorteilhaft für Unternehmen, die bereits Microsoft-Produkte nutzen.	Günstige Einstiegsversion für Start-ups oder kleine Unternehmen mit einfachen Anforderungen. Für mittelständische und große Unternehmen ist die Sales Cloud in höheren Versionen geeignet, wenn die Integration in die Microsoft Welt nicht im Vordergrund steht. Allerdings fallen im Kontext der Basispreise höhere Kosten an.
Benutzeroberfläche	Intuitive und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche. Vertikale Seitenleiste zur Navigation mit vertrautem „Microsoft-Look-and-Feel“.	Intuitive und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche. Horizontale Navigationsleiste mit praktischen Drop-down-Menüs für schnellen Zugriff.
KI-Funktionalitäten	Leistungsstarke KI-Tools für Lead-Bewertung, Verkaufsprognosen und Automatisierung von Kundeninteraktionen. Microsoft 365 Copilot hilft bei der Anpassung und Erweiterung in PowerApps und ermöglicht die Datenaktualisierung durch einfache Prompts. Microsoft Copilot Agents helfen, wiederkehrende Aufgaben wie Berichte erstellen oder Termine planen automatisch zu erledigen und machen die Zusammenarbeit in Apps wie Teams einfacher.	Salesforce Einstein ermöglicht ähnliche KI-Funktionen, jedoch keine tiefe Systemanpassung per Prompt. Im Gegensatz zu Microsoft Copilot Agents, die vor allem interne Prozesse wie Berichterstellung und Teamorganisation unterstützen, konzentriert sich Salesforce Agentforce auf die Automatisierung kundenorientierter Aufgaben wie Anfragenbearbeitung und E-Mail-Kommunikation mit tiefer CRM-Integration.
Integration	Zahlreiche Konnektoren zur Integration externer Anwendungen über Power Automate oder Azure Logic Apps. Tiefgreifende Anpassung möglich durch die Verwendung von Programmiersprachen wie C#. Nahtlose Integration in die bestehende Microsoft-Infrastruktur.	Viele Konnektoren zur Integration externer Anwendungen, erfordert jedoch Apex-Kenntnisse für benutzerdefinierte Integrationen, was die Implementierung komplexer machen könnte.
Technische Anpassbarkeit	Flexible Anpassungen durch PowerApps (Teil der Power Platform). Sicheres Testing durch Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebung innerhalb Power Apps. Unterstützung durch C# und breite Entwickler-Community.	Anpassungen können direkt im System vorgenommen werden, jedoch sind tiefere Anpassungen aufgrund der spezialisierten Programmiersprache Apex komplexer und die Entwickler-Community kleiner als die von C#.
Skalierbarkeit	Hohe Skalierbarkeit dank modularer Struktur und Cloud-Plattform. Erhöhtes Nutzerwachstum durch Planung und Anpassung von Ressourcen möglich, dadurch größere Kostenkontrolle. Über CRM hinausgehende Anwendungen (z. B. HR, ERP) und stärkere Low-Code-Integration via Power Platform. Gemäß Gartner ist Microsoft Leader im Bereich Low-Code-Entwicklung (Anpassung- und Erweiterungsmöglichkeiten von Dynamics 365-Funktionalitäten via Low-Code).	Hohe Skalierbarkeit und Flexibilität durch Cloud-Plattform und modulare Struktur. Automatische Anpassung an Nutzerwachstum ohne manuelle Eingriffe.

2. Kosten von Microsoft Dynamics und Salesforce

Preisübersicht Microsoft Dynamics 365 Sales (Basispreise)

Preisübersicht Salesforce Sales Cloud (Basispreise)

Vergleich Kostenanstieg von Salesforce Sales Cloud

Zu Beginn fällt bei einem Vergleich der Basispreise der beiden CRM-Anbieter auf, dass die Lösung von Salesforce auf den ersten Blick insbesondere für Start-ups und kleine Unternehmen mit weniger komplexen Geschäftsanforderungen attraktiv wirkt. Mit einem Einstiegspreis von 25 €/Benutzer/Monat kann die Einstiegsversion von Microsoft Dynamics, die mit 60€/Benutzer/Monat zu Buche schlägt, in diesem Segment preislich nicht mithalten. Dabei ist jedoch wichtig, vorab zu erwähnen, dass es bei der Sales Cloud Starter Version im Vergleich zu Dynamics 365 Sales Professional keine Integration von Drittanbieterlösungen und Möglichkeit zur Erstellung oder Anpassung von Automatisierung gibt, wodurch wiederum der Nutzungsumfang sehr eingeschränkt ist.

Kostenverlauf bei den umfangreicheren Lösungen

Wenn man sich folglich im Kontext solcher Funktionalitäten die Lösung beider Anbieter anschaut, sieht man, dass sich ab hier die Relationen umkehren. Somit bietet Dynamics 365 Sales im Bereich der Automatisierung beispielsweise einen signifikanten Kostenvorteil gegenüber Salesforce. Beide Anbieter stellen zwar Automatisierungsfunktionen ab ihrer Professional Version bereit, jedoch bleibt Dynamics 365 Sales mit der Professional Version und den darauffolgenden Versionen in den Basispreisen immer günstiger als jene die von Salesforce angeboten werden (siehe Abb. 3). Automatisierungsfunktionen umfassen beispielsweise, dass ein eingehender Lead automatisch an den richtigen Vertriebsmitarbeiter zugewiesen wird, basierend auf vordefinierten Regeln wie Region oder Lead-Kategorie. Ein weiteres Beispiel wäre, dass ein Vertriebsmitarbeiter nach dem Versand eines Angebots an einen Kunden automatisch eine Erinnerung erhält, falls der Kunde bis zu einem bestimmten Datum nicht reagiert, um nachzufassen. Im Hinblick auf Microsofts umfassendste Lösung, Dynamics 365 Sales Premium, wird der erhebliche Preisunterschied zwischen den beiden Anbietern noch deutlicher. Mit einem Preis von 140 €/Monat/Benutzer liegt diese nicht nur unter der Sales Cloud Enterprise Edition, sondern ist sogar mehr als die Hälfte günstiger als Salesforce Unlimited bei vergleichbarem Funktionsumfang. Eine detaillierte Gegenüberstellung der spezifischen Funktionen beider Systeme finden Sie im Abschnitt Funktionsvergleich . Als IT-Dienstleistungsunternehmen nutzen wir, die Objektkultur, beispielsweise die Microsoft Enterprise Edition, da diese für unsere Bedürfnisse und Anforderungen vollkommen ausreicht.

Doch wie sieht es mit versteckten Kosten aus?

Während Salesforce einerseits stark damit wirbt, individuell anpassbar zu sein, kann dies andererseits auch durch viele erforderliche Add-ons zu zusätzlichen Kosten führen. Zwar sind die Standardversionen der Sales Cloud-CRM-Lösung in der Regel ausreichend, um sowohl klassische als auch erweiterte CRM-Funktionalitäten abzudecken, doch die vier verschiedenen Versionen sind stärker unterteilt als die Varianten von Microsoft. Besonders die Starterversion von Salesforce leidet darunter, dass sie schon bei geringen Anpassungen oder der Integration externer Daten nicht mehr ausreicht. Ein Upgrade auf die Sales Professional Version wird somit oft unumgänglich – vor allem durch die zusätzliche Möglichkeit, im eigenen AppStore für Geschäftsanwendungen (AppExchange) einzelne kostenlose oder auch kostenpflichtige Add-ons hinzuzufügen, ohne auf eine nächsthöhere Version mit den benötigten Funktionalitäten wechseln zu müssen. Mit der Professional-Version kann man somit zum Beispiel das Gebietsmanagement für den Außendienst als Add-on hinzubuchen, ohne auf die Enterprise-Version upgraden zu müssen

Add-ons vs. Upgrades – Flexibilität oder Intransparenz?

Auch im Kontext von KI-Funktionalitäten spiegelt sich diese Strategie wider: Entweder man entscheidet sich für eine umfangreichere Version oder kauft Stück für Stück einzelne Add-ons, um genau die Funktionalitäten zu erreichen, die benötigt werden. Was einerseits flexibel wirkt, könnte andererseits auf Intransparenz und zusätzliche Kosten hinweisen. Als Unternehmen sollte man sich folglich nicht nur darüber bewusst sein, welche Version benötigt wird, sondern auch, ob diese durch erweiterte Add-ons günstiger bleibt als ein Upgrade auf eine höhere Version, welche die benötigten Funktionalitäten bereits inkludiert. Und dies nicht nur bei der primären Kaufentscheidung, sondern auch langfristig, da sich Anforderungen mit der Zeit ändern können.

Klare Preisstruktur und weniger Fragmentierung bei Dynamics 365 Sales

Microsoft bietet mit AppSource zwar ebenfalls einen eigenen App Store für Geschäftsanwendungen, jedoch ist die Preisstruktur bei Dynamics 365 Sales insgesamt tendenziell übersichtlicher, da die Anzahl der verfügbaren Versionen und Optionen im Vergleich zu Salesforce anders geschnitten ist. Zwar ist die Einstiegsversion Dynamics 365 Professional deutlich teurer als die Salesforce Starter-Version, doch bietet sie einen so umfangreichen Funktionsumfang, dass der Bedarf, auf eine höhere Version umzusteigen, weniger schnell entsteht. Die drei klar definierten Versionen von Microsoft sorgen für weniger Fragmentierung der angebotenen Funktionen und machen ein Upgrade im Vergleich zu Salesforce in vielen Fällen attraktiver. Add-ons werden in diesem Kontext eher als Partnerlösungen betrachtet, die zusätzliche Anwendungsfälle oder Branchenlösungen abdecken. In allen Fällen sind Add-Ons von Drittanbietern datenschutztechnisch zu prüfen.

Abschließend ist zu betonen, dass sich alle oben genannten Kostenangaben auf die Basispreise beziehen. In der Praxis können die tatsächlichen Kosten jedoch variieren, abhängig von Faktoren wie dem Integrationsaufwand, den benötigten Funktionen oder auch möglichen Rabatten im Rahmen individueller Angebote. Eine präzise Kostenschätzung lässt sich daher erst treffen, sobald die technischen Anforderungen Ihres Unternehmens dem jeweiligen Anbieter vorliegen und erste Verkaufsgespräche stattgefunden haben.

3. Benutzerfreundlichkeit & Support von Microsoft Dynamics und Salesforce Sales Cloud

Benutzeroberfläche Dynamics 365 Sales

Öffnet man Dynamics 365, erscheint zunächst das Sales Dashboard als Startseite, welches einen schnellen Überblick über die aktuellen Zahlen bietet. Durch die klar strukturierte vertikale Seitenleiste lässt sich zudem problemlos zwischen verschiedenen Menüpunkten wechseln, etwa zu Aufgaben, Aktivitäten oder einzelnen Datensätzen laufender Geschäfte und Bestandskunden.

Auch die einzelnen Seiten sind logisch und übersichtlich aufgebaut, sodass man sich schnell in den jeweiligen Bereichen zurechtfindet. Insgesamt wirkt die Benutzeroberfläche visuell ansprechend und ist sehr intuitiv. Besonders wenn man bereits mit anderen Microsoft-Produkten gearbeitet hat, kommt einem das „Look and Feel“ vertraut vor, was die Benutzererfahrung erheblich verbessert.

Benutzeroberfläche der Sales Cloud

Die Startseite von Sales Cloud bietet ähnlich wie Dynamics 365 einen guten Überblick mittels Dashboards und aufgabenbezogener Informationen. Im Gegensatz zu Microsoft löst Salesforce die Navigation jedoch durch eine horizontale Leiste, die oben im Layout verläuft. Persönlich empfinden wir dies als praktischer, da dadurch mehr Platz für die Arbeit im eigentlichen CRM-System bleibt. Zudem bieten Drop-down-Menüs der jeweiligen Elemente in der Navigationsleiste – zum Beispiel beim Bereich Leads – einen schnellen Zugriff auf aktuelle Lead-Datensätze oder Lead-Listen. Das macht die Bedienung einfacher und hilft, Zeit zu sparen.

Die Struktur der Seiten in der Sales Cloud ähnelt stark der von Dynamics 365, wodurch sich auch hier eine schnelle Einarbeitung ermöglicht. Insgesamt lässt sich sagen, dass auch Sales Cloud eine gleichermaßen ansprechende und benutzerfreundliche Oberfläche bietet.

Wie gut sind die Lern- und Hilfsmaterialien?

Sowohl Salesforce als auch Microsoft bieten beim ersten Öffnen ihres CRM-Systems eine geführte Tour an, die den Nutzern und Nutzerinnen hilft, sich besser zurechtzufinden. Besonders positiv fällt bei Salesforce auf, dass sie bereits einen Schritt früher ansetzen: Bevor mit dem System gearbeitet wird, wird gemeinsam mit dem Vertriebsteam ermittelt, welche strategischen Ziele das Unternehmen verfolgt und wie Salesforce zur Erreichung dieser Ziele beitragen kann. Auf diese Weise vermittelt Salesforce nicht nur das Produkt, sondern führt das Unternehmen auch in die effiziente Nutzung eines CRM-Systems ein.

Neben diesen Einführungshilfen bieten beide Softwarehersteller auch Lernpfade auf ihren jeweiligen Plattformen an (Salesforce: Trailhead und Microsoft: Microsoft Learn), die es den Nutzern und Nutzerinnen ermöglichen, sich eigenständig fortzubilden. Beide Plattformen setzen dabei auf Gamification-Elemente, bei denen die Nutzer und Nutzerinnen durch das Absolvieren von Übungen Punkte sammeln, Ränge aufsteigen und Badges erhalten können. Zusätzlich gibt es spezielle Kurse zur Vorbereitung auf Zertifizierungen. Salesforce bietet darüber hinaus digitale und Live-Events, sowie einen eigenen Podcast an. Microsoft stellt ähnliche Ressourcen wie Webinare, Blogs und Podcasts, wie den „Azure Podcast“, zur Verfügung. Obwohl Microsofts Lernangebot aufgrund seines größeren Portfolios insgesamt breiter erscheint, ist das von Salesforce im CRM-Kontext etwas umfassender, da es eine größere Vielfalt an spezialisierten Lernpfaden, Modulen und zusätzlichen Ressourcen bietet. Abschließend verfügen beide Anbieter über eigene Communities (Salesforce: Trailblazer Community, Microsoft: Dynamics 365 Community), an die sich Nutzer und Nutzerinnen bei Fragen wenden können und Antworten erhalten.

Wie gut sind die Dokus von Dynamics 365 und Sales Cloud?

Vorab bietet Microsoft eine sehr umfangreiche Sammlung an Produktdokus, welche ihre ganze Palette an Lösungen abdeckt. Auch in der Tiefe sind die Dokumentationen sehr umfangreich. Besonders ansprechend finden wir bei der Dynamics 365 Sales Produktdokumentation die Struktur der einzelnen Hauptkategorien, bei welcher man durch kleine Felder zwar Informationen zu den Ersten Schritten, Neuigkeiten, Trainings oder Konzepte zur Fehlerbehandlung erhält, der Fokus jedoch in der Unterteilung von Implementierung, Verwaltung und Entwicklung sowie in der Verwendung des Systems liegt. Salesforce behandelt diese Themen zwar auch auf ihrer Hauptkategorieseite, geht dabei unseres Empfindens nach nicht so strukturiert vor.

Auch die einzelnen Seiten von Microsoft wirken klarer gegliedert. Während Salesforce hauptsächlich mit Auflistungen und Querverweisen arbeitet, sind die Seiten von Microsoft größtenteils als umfassende Beiträge gestaltet, die mit einer einleitenden Gliederung, Tabellen, sinnvollen Screenshots sowie hilfreichen Boxen überzeugen, in denen Hinweise, Tipps oder wichtige Informationen hervorgehoben werden. Zudem hilft die Seitenleiste dabei, sich in der Dokumentation leichter zurechtzufinden. Durch die Aufteilung in das Administrationshandbuch, den Verkaufsleitfaden und das Entwicklerhandbuch wird sofort deutlich, welcher Teil der Dokumentation für welche Zielgruppe besonders relevant ist.

Auch wenn sich die Dokumentation von Salesforce ebenfalls an unterschiedliche IT-Kenntnisse richtet, konnten wir eine ähnliche klare Unterteilung leider nicht finden. Ein Punkt, bei dem wir die Salesforce-Dokumentation jedoch als hilfreicher empfinden als die von Microsoft, ist die Suchfunktion: Beide bieten zwar Suchleisten, um gezielt nach Informationen zu suchen, jedoch listet Salesforce neben Lernpfaden auch Community-Fragen und -Antworten innerhalb der Suchergebnisse auf. Microsoft zeigt in diesem Zusammenhang zwar auch Fragen und Antworten in den Suchergebnissen an, diese sind jedoch leider nicht auf die Dynamics 365 Community bezogen.

Customer Support Microsoft Dynamics vs. Salesforce

Microsoft Dynamics 365 und Salesforce bieten beide umfassenden Support, der jedoch unterschiedlich strukturiert und preislich gestaltet ist. Microsoft stellt seinen Unified Support zur Verfügung, der eine zentrale Anlaufstelle für alle Microsoft-Dienste wie Office 365, Azure und Dynamics 365 bietet. Während viele grundlegende Support-Dienste bereits im Lizenzpreis von Microsoft Dynamics 365 enthalten sind, ermöglicht der Dynamics-spezifische Premium Support (Professional Direct-Support) gegen Aufpreis zusätzliche Leistungen, wie etwa einen 24/7-Support sowie schnellere Reaktionszeiten und maßgeschneiderte Beratung. Unternehmen können somit erweiterte Funktionen nach Bedarf hinzu buchen, ohne auf teure, pauschale Premium-Optionen angewiesen zu sein. Diese Flexibilität macht Dynamics 365 besonders attraktiv für Unternehmen, die bereits in der Microsoft-Welt integriert sind und eine zentrale, kosteneffiziente Supportlösung suchen.

Salesforce setzt hingegen auf spezialisierte, kostenpflichtige Support-Pläne, die über verschiedene Abonnement-Modelle hinweg angeboten werden. Der Salesforce Success Plan bietet neben technischer Unterstützung auch strategische Beratung, während der Premier Support und Signature Success Plan eine 24/7-Betreuung garantieren. Die Zusatzpakete können jedoch schnell die Gesamtkosten der Plattform erhöhen, besonders für größere Unternehmen mit hohem Supportbedarf.

4. Funktionen von Microsoft Dynamics und Salesforce

Welche Funktionen muss ein CRM-System im Sales-Bereich überhaupt haben?

Um einen potenziellen Kunden effizient in Umsatz zu wandeln braucht ein CRM-System mindestens folgende Funktionalitäten:

• Leadmanagement: Erfassung, Qualifizierung, Verfolgung und Pflege von Leads (potenziellen Käufern).
• Kontaktmanagement: Verwaltung und Pflege von Kundenkontakten.
• Pipeline Management: Verfolgung und Verwaltung von Verkaufschancen.
• Task Management: Verwaltung und Verfolgung von Aufgaben.
• E-Mail-Integration: Einbindung von E-Mail-Kommunikation in das CRM-System.
• Berichte und Analysen: Erstellung und Analyse von Berichten zur Leistungsbewertung.

Darüber hinaus vorteilhaft sind:

• Angebotsmanagement: Erstellung und Verwaltung von Angeboten.
• Workflow Automation: Automatisierung von Geschäftsprozessen.
• Customization: Anpassung des CRM-Systems an spezifische Geschäftsanforderungen.
• Third Party Integration: Anbindung an externe Software und Systeme.
• Mobile Application: Zugriff auf das CRM-System über mobile Geräte.
• Offline-Fähigkeit: Nutzen der mobilen Application im Offline-Modus.
• Vorhersagen: Prognose zukünftiger Verkaufszahlen und Trends.
• Lead-Scoring: Bewertung und Priorisierung von Leads.
• Opportunity-Scoring: Bewertung und Priorisierung von Verkaufschancen.
• Zielmanagement: Erstellen sowie Verwalten von Unternehmenszielen.
• Gebietsmanagement: Verwaltung und Zuweisung von Verkaufsgebieten.
• Kalendermanagement: Verwaltung und Organisation von Terminen.
• Verwaltung von Dokumenten: Organisation und Speicherung von Dokumenten.

Im Kontext der Vergleichstabelle (siehe Abb. 10) lag der Fokus darauf, die genannten Funktionalitäten zu analysieren und dabei vergleichbare Versionen der beiden Anbieter hinsichtlich ihres Funktionsumfangs gegenüberzustellen.

5. Künstliche Intelligenz (KI) bei Microsoft Dynamics 365 vs. Salesforce Sales Cloud

Leistungsstarke KI-Tools im Verkaufsprozess

Sowohl Dynamics 365 als auch Salesforce bieten leistungsstarke KI-Tools, die im Kontext des Verkaufsprozesses besonders bei der Lead-Bewertung, der Verkaufsprognose und der Automatisierung von Kundeninteraktionen zum Einsatz kommen. Mit dem Copiloten beider Anbieter wird dem Nutzer des jeweiligen Systems zusätzlich ein intelligenter Assistent angeboten, welcher ähnlich wie bei ChatGPT durch gezielte Fragen hilfreiche Antworten liefert. Mit diesen Assistenten können Nutzer und Nutzerinnen Aufgaben wie das Zusammenfassen von Leaddatensätzen, die Vorbereitung von Terminen oder die Erstellung personalisierter Nachrichten effizient erledigen.

Vereinfachte Datenaktualisierung und Systemerweiterung

Mit Hilfe von Copiloten ist es darüber hinaus möglich Daten im CRM-System durch einfache Prompts zu aktualisieren, was den manuellen Aufwand bei der Arbeit mit Datensätzen erheblich reduziert. Im Kontext von Dynamics 365 unterstützt der Copilot zusätzlich auch bei der Anpassung und Erweiterung des Systems in PowerApps (einer Plattform zur Erstellung und Anpassung benutzerdefinierter Apps ohne Programmierkenntnisse). So können mit gezielten Prompts neue Tabellen oder Spalten innerhalb der bestehenden Sales-App erstellt und sogar weitere Canva-Apps entwickelt werden, die sich problemlos in bestehende Anwendungen integrieren lassen. Im Vergleich dazu kann man in Salesforce mit Einstein innerhalb des Flow Builders zwar auch eigene Automatisierungen per Prompt erstellen, jedoch sind tiefere Systemanpassungen, wie das Hinzufügen einer weiteren Spalte zum Lead-Datensatz, wie es mit dem Microsoft Copiloten möglich ist, nicht durch Prompts realisierbar.

Automatisierung durch KI-Agenten

Salesforce setzt mit ihrem KI-Agenten „Agentforce“ auf die Automatisierung von kundenorientierten Aufgaben und Prozessen. Seit Ende Oktober verfügbar, optimiert Agentforce Serviceabläufe wie das Bearbeiten von Kundenanfragen, das Versenden von E-Mails oder die Aktualisierung von Vertriebsdaten. Unternehmen können mithilfe von Low-Code-Tools maßgeschneiderte Agenten erstellen, die wiederholbare Aufgaben selbstständig bearbeiten und durch ihre Integration in die CRM-Datenbank effizient arbeiten. So wird ein durchgängiger, automatisierter Kundenservice – bis hin zu 24/7-Unterstützung – ermöglicht, wobei komplexe Anfragen gegebenenfalls an menschliche Agenten eskaliert werden (Quelle: Salesforce Agentforce). Im Vergleich dazu richten sich Microsoft „Copilot Agents“ eher darauf, interne Geschäftsprozesse und Team-Kollaboration zu optimieren. Als Teil von Microsoft 365 Anwendungen wie Teams, Excel und Outlook, unterstützen Copilot Agents bei der Automatisierung repetitiver Aufgaben, darunter das Erstellen von Berichten, das Planen von Meetings oder das Bereitstellen von kontextbasierten Informationen. Hauptsächlich für produktivitätsorientierte Workflows konzipiert, ist ihre Einbettung in CRM-Prozesse wie die Bearbeitung von Kundenanfragen weniger ausgeprägt. Dadurch können komplexe Kundenservice-Aufgaben meist nur durch menschliche Interaktionen final geklärt werden, während Salesforce Agentforce hier durch seine tiefgreifende CRM-Integration stärker auf automatisierten Kundenservice spezialisiert ist (Quelle: Microsoft Copilot Agents).

6. Technische Anforderungen von Microsoft Dynamics 365 vs. Salesforce Sales Cloud

Technische Einführung eines CRM-Systems

Die Komplexität der Einführung eines CRM-Systems lässt sich nicht pauschal bestimmen, da sie stark von den Geschäftsprozessen des jeweiligen Unternehmens abhängt. Der erste Schritt, unabhängig vom Anbieter, besteht daher darin, den eigenen Verkaufsprozess zu analysieren und zu überlegen, wie das CRM-System dabei unterstützend wirken kann. Basierend darauf folgt eine klassische Implementierung, die meistens diese drei Punkte umfasst:

• Individualisierung/Customizing: Anpassung der CRM-Lösung an die spezifischen Geschäftsanforderungen und Arbeitsabläufe.
• Integration: Nahtlose Verbindung der CRM-Lösung mit anderen Systemen und Anwendungen Ihres Unternehmens, insbesondere ERP und eCommerce.
• Datenmigration: Übertragung vorhandener Kunden- und Geschäftsdaten in die CRM-Lösung.

Im Kontext des Customizings können Sie und Ihr Unternehmen zwar auch einfach auf eine Standardlösung zurückgreifen, um jedoch das volle Potential aus Ihrem zukünftigen CRM-System herauszuholen ist eine Anpassung und Konfiguration an die individuellen Bedürfnisse und Prozesse Ihres Unternehmens je nach Anwendungsfall zu empfehlen.

Konfiguration von Dynamics 365 und Salesforce

Bei der Grundkonfiguration des CRM-Systems sehen wir leichte Vorteile bei Salesforce, da Salesforce branchenspezifische, vorgefertigte CRM-Vorlagen anbietet. Diese können den Individualisierungsaufwand verringern – insbesondere für kleinere Unternehmen oder solche mit sehr standardisierten Prozessen.

Customizing von Dynamics 365 und Salesforce

Was die Individualisierung betrifft, lassen sich in beiden CRM-Systemen Felder, Beziehungen und Automatisierungen technisch recht einfach anpassen. Mit etwas Einarbeitung sind auch kleinere Automatisierungen gut umsetzbar. Ganz ohne Vorkenntnisse wird man allerdings nicht auskommen – es braucht etwas Zeit, um sich mit dem System vertraut zu machen und die grundlegende Logik zu verstehen. Hat man diese einmal durchschaut, sind kleinere Anpassungen in der Regel schnell und unkompliziert möglich.

Testing von Customizations in Dynamics 365 und Salesforce

In Salesforce können Anpassungen wie beispielweise das Hinzufügen einer neuen Spalte für Leadinformationen direkt innerhalb der Lösung vorgenommen werden. Um in Dynamics 365 Sales Änderungen vorzunehmen, muss man hingegen die Anwendung verlassen und in die Entwicklungsumgebung von PowerApps wechseln, einem Teil der Microsoft Power Platform. Dies bedeutet, dass Anpassungen in Salesforce sofort im System sichtbar sind, während Änderungen für Dynamics 365 zuerst innerhalb von PowerApps veröffentlicht werden müssen. Was zwar einerseits als Mehraufwand betrachtet werden könnte, ist aus unserer Sicht jedoch ein wichtiger Vorteil für Dynamics 365 Sales. Durch die zusätzliche Aufteilung innerhalb von Power Apps in Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebung wird dafür gesorgt, dass Änderungen sicher getestet werden können, bevor sie die Produktionsumgebung erreichen. Das gewährleistet eine stabile, sichere und fehlerfreie Nutzung.

Programmierung in C# vs. Apex

Bei komplexeren Anpassungen, wie etwa tiefgehenden Berechnungen oder maßgeschneiderter Geschäftslogik, sehen wir Microsoft klar im Vorteil. Sowohl bei Salesforce als auch bei Dynamics 365 erfordern komplexe Anpassungen Programmierkenntnisse. Während Microsoft dabei auf weit verbreitete Programmiersprachen wie C# setzt, wird bei Salesforce die eigene Programmiersprache Apex verwendet. Dies führt nicht nur zu zusätzlichem Aufwand für Entwicklerinnen und Entwickler, die sich in die Sprache Apex einarbeiten müssen, sondern auch zu einer kleineren Entwickler-Community im Vergleich zu C#.

Integrationsmöglichkeiten mit Dynamics 365 vs. Salesforce

Sowohl Dynamics 365 als auch Salesforce bieten in ihren App-Stores (AppSource und AppExchange) zahlreiche Konnektoren, um externe Anwendungen zu integrieren. Während viele Integrationsanforderungen durch die Standard-Konnektoren abgedeckt werden können, stoßen diese bei komplexeren Szenarien oder spezifischen Anforderungen oft an ihre Grenzen. Salesforce stellt für solche Fälle mit MuleSoft eine leistungsstarke Integration Platform as a Service (iPaaS) bereit. MuleSoft ermöglicht API-gestützte Verbindungen und Integrationen zwischen Salesforce und externen Systemen, ohne dass tiefgehende Programmierkenntnisse in Apex erforderlich sind. Allerdings ist MuleSoft kostenpflichtig, und für die Nutzung fallen zusätzliche Lizenzgebühren an, die je nach Umfang der Integration und der Anzahl der verbundenen Systeme variieren. Obwohl viele Integrationen mit MuleSoft ohne direkte Programmierung umgesetzt werden können, sind für benutzerdefinierte Anforderungen innerhalb von Salesforce, die komplexe Geschäftslogik oder spezifische API-Endpunkte betreffen, weiterhin Kenntnisse in Apex erforderlich. Im Microsoft-Ökosystem erfolgt die Integration von Dynamics 365 in externe Systeme und die Automatisierung von Prozessen in erster Linie über Power Automate oder Azure Logic Apps. Beide Lösungen bieten eine intuitive, visuell gesteuerte Plattform, die keine spezifischen Programmierkenntnisse wie Apex voraussetzt. Mit Power Automate lassen sich einfache, automatisierte Workflows erstellen, die direkt innerhalb der Dynamics 365 Sales Lizenz zur Verfügung stehen. Standard-Konnektoren für die häufigsten Anwendungsfälle sind dabei in der Regel ohne zusätzliche Kosten enthalten. Für erweiterte Funktionen wie die Nutzung von Premium-Konnektoren oder benutzerdefinierten Konnektoren sowie für komplexere Integrationsszenarien, die Azure Logic Apps, Azure Service Bus oder Azure API Management erfordern, fallen zusätzliche Gebühren an. Azure Logic Apps arbeitet dabei auf Basis eines Pay-as-you-Go-Modells, bei dem keine festen Lizenzgebühren wie bei MuleSoft erforderlich sind, sondern lediglich Kosten für die tatsächliche Ressourcennutzung und die ausgeführten Aktionen entstehen. Azure Logic Apps ermöglicht es, komplexe Workflows und Automatisierungen einfach und zugänglich zu gestalten. Dabei richtet sich die Lösung sowohl an Anwenderinnen und Anwender ohne tiefgehende technische Kenntnisse als auch an Entwicklerinnen und Entwickler, die mithilfe von Programmiersprachen wie C# oder .NET individuelle Erweiterungen und maßgeschneiderte Integrationen erstellen können.

Datenmigration in Dynamics 365 vs. Salesforce

Die Datenmigration stellt einen häufig unterschätzten, aber entscheidenden Schritt bei der Einführung eines CRM-Systems dar. Sie bezieht sich auf den Prozess, bei dem bestehende Kunden- und Geschäftsdaten aus alten Systemen in das neue CRM übertragen werden. Dafür braucht es nicht nur eine genaue Planung, sondern auch gründliche Tests. So wird sichergestellt, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen, Fehler vermieden werden und später kein hoher Aufwand für Nachbesserungen entsteht. Besonders bei der Migration großer Datenmengen müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Daten in einem Format vorliegen, das vom neuen CRM-System problemlos verarbeitet werden kann.

Data Import Wizard, Data Loader und Data Migration Framework

Sowohl Microsoft Dynamics 365 Sales als auch Salesforce bieten hierfür Unterstützung und entsprechende Tools, wobei die spezifischen Anforderungen variieren können - je nach Komplexität der bestehenden Daten und der zu migrierenden Systemen. Während Salesforce mit dem Data Import Wizard und Data Loader einfache Werkzeuge zur Verfügung stellt, bietet Microsoft für Dynamics 365 Sales das Data Migration Framework (DMF), das insbesondere bei größeren und komplexeren Migrationen hilfreich ist. Das DMF ermöglicht eine strukturierte, automatisierte Datenmigration und sorgt dafür, dass die Daten im richtigen Format vorliegen.

Insgesamt sind die Möglichkeiten und Tools für die Datenmigration in beiden Systemen vergleichbar. Unternehmen, die bereits Microsoft Produkte nutzen, profitieren von einer nahtloseren Migration, da diese tief in viele gängige Datenformate und -systeme integriert sind. Salesforce-Nutzer müssen in einigen Fällen auf zusätzliche Tools oder Drittanbieter-Services zurückgreifen, um eine effiziente Migration durchzuführen, was den Aufwand erhöhen kann.

7. Skalierbarkeit und Flexibilität von Microsoft Dynamics 365 vs. Salesforce Sales Cloud

Cloud-Technologie und modulare Vielfalt

Da die Lösungen beider Anbieter als Cloud-Plattformen verfügbar sind, bieten sie im Hinblick auf die Skalierbarkeit hohe Flexibilität. Ein weiterer Vorteil ist die Modularität beider Systeme, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Lösung mit zusätzlichen Funktionen zu erweitern. Microsoft hebt sich jedoch hervor, da die erweiterbaren Module in Dynamics 365 nicht nur auf CRM-Anwendungen beschränkt sind, sondern ein vielfältiges Angebot an weiteren Geschäftslösungen umfassen. Während Salesforce traditionell stärker auf CRM und Marketing ausgerichtet ist, bietet Microsoft ein deutlich breiteres Produktportfolio, das von der Personalverwaltung (HR) und der Ressourcenplanung (ERP) bis hin zur Finanzverwaltung (Finance) reicht.

Low-Code-Power und Entwicklerunterstützung durch Microsoft

Für Unternehmen, die neben zusätzlichen Modulen wie Marketing, Kundenservice, Außendienst, Projektmanagement maßgeschneiderte Apps oder eigene Webseiten (Power Pages) benötigen, stellt Microsoft darüber hinaus mit seiner Power Platform eine leistungsstarke Low-Code-Plattform bereit, die eine Vielzahl an Funktionen abdeckt. Dies wird auch durch die Analyse von Gartner bestätigt, die Microsoft im Magic Quadrant für Enterprise Low-Code Application Platforms 2024 als „Leader“ einstuft. Besonders hervorgehoben wird dabei nicht nur die Fähigkeit der Power Platform, zahlreiche Anwendungsfälle zu unterstützen, sondern auch ihre fortschrittlichen Funktionen und die umfangreiche Entwicklerunterstützung. Diese starke Entwicklerunterstützung trägt wesentlich zu einer flachen Lernkurve bei, da sowohl erfahrene Entwicklerinnen und Entwickler als auch Einsteiger auf eine Vielzahl von Ressourcen zugreifen können, um schnell Wissen aufzubauen und auf ihren bisherigen Erfahrungen aufzusetzen. Vor allem für Nicht-Entwickler eröffnet die Power Platform innovative Möglichkeiten, Prozesse individuell zu automatisieren und anzupassen. Aufgrund der gewonnenen Erfahrungen im M365-Umfeld könnten Mitarbeitende weiter dazu angeregt sein, Aufgaben zu übernehmen oder Lösungen zu erstellen, die über die derzeit genutzte Anwendung hinausgehen.

Persönliche Erfahrung: Erstellen einer App ohne technisches Vorwissen

Auch ich habe durch meine persönliche Arbeit mit Microsoft Dynamics 365 wertvolle Erkenntnisse gewonnen, insbesondere darüber, wie schnell sich der eigene Wissensstand erweitern kann und wie vielfältig die daraus entstehenden Einsatzmöglichkeiten sind. So war ich trotz fehlender technischer Vorkenntnisse nach lediglich vier Monaten in der Lage, eine interne Anwendung (Power App) vollständig selbst zu entwickeln. Ein zentraler Erfolgsfaktor dabei war meine Erfahrung mit Cloudflows, die es mir ermöglichten, die notwendige Logik für den Umgang mit einer Datenbank und API-Abfragen, als automatisieren Prozess abzubilden. Für alle offenen Fragen und Wissenslücken waren mir die Microsoft Lernplattform und Dokumentation eine immense Unterstützung. Sie lieferten alle notwendigen Informationen, um eine moderne und benutzerfreundliche App-Oberfläche zu gestalten und die gebaute Logik des Cloudflows über einen Button in die Anwendung zu integrieren. Als jemand ohne tiefgreifenden IT-Hintergrund war auch ich damals positiv überrascht, wie intuitiv die Werkzeuge der Power Platform gestaltet sind. Gleichzeitig war ich stolz darauf, mein vorhandenes Wissen effektiv aufbauen zu können, um mich erfolgreich neuen Herausforderungen zu stellen.

Low-Code-Vorteile und Grenzen bei Salesforce

Im Vergleich dazu bietet Salesforce ebenfalls Low-Code-Tools wie den Flow Builder, welcher grundlegende Anpassungen und Automatisierungen ermöglicht. Unterstützt wird dies durch die Trailhead-Lernplattform von Salesforce, die es Anwendern erleichtert, schnell Low-Code-Kompetenzen zu entwickeln. Für einfache Workflows stellt dies eine ideale Lösung dar, um Anwendern ohne tiefgehende Programmierkenntnisse eine effiziente Lösung anzubieten. Für komplexere, maßgeschneiderte Lösungen, die tiefere Integrationen oder eine ausgefeilte Geschäftslogik erfordern, ist jedoch häufig die Unterstützung durch Systemadministratoren oder Entwickler notwendig, insbesondere aufgrund der Programmiersprache Apex.

Datenanalyse: BI-Lösungen im Vergleich

Die Integration von Business Intelligence (BI) und datengetriebener Analytik ist ein entscheidender Faktor, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Microsoft Dynamics 365 bietet hier klare Vorteile durch die tiefe Verknüpfung mit Power BI und Microsoft Fabric. Diese Integration ermöglicht eine direkte Visualisierung und Analyse von Geschäftsdaten innerhalb der Plattform selbst. Obwohl Salesforce mit Tableau ebenfalls eine leistungsstarke BI-Lösung bietet, erfordert Tableau jedoch eine separate Lizenz sowie zusätzliche Integration, was den Zugang zu datengetriebenen Erkenntnissen im Vergleich zu Microsoft weniger komfortabel macht.

Zusammengefasst bieten sowohl Microsoft als auch Salesforce leistungsstarke Plattformen, die unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Während Salesforce traditionell stärker auf CRM und Marketing fokussiert ist, bietet Microsoft eine umfassendere Lösung für unterschiedliche Geschäftsanwendungen und Datenanalyse.

Datenschutz und Sicherheit bei Microsoft Dynamics vs. Salesforce

Da in einem CRM-System wertvolle Kundendaten gespeichert werden und beide Anbieter ihren Hauptsitz sowie ihre Cloud-Dateninfrastruktur in den USA haben, spielt der Datenschutz eine besonders wichtige Rolle. Es ist erwähnenswert, dass sowohl Salesforce als auch Dynamics 365 umfassende Funktionen bieten, um die Anforderungen der DSGVO umzusetzen. Beide Plattformen verfügen über leistungsstarke Werkzeuge zur Verwaltung von Zugriffsrechten und zur Nachverfolgbarkeit von Datenverarbeitungsaktivitäten.

Im Rahmen der DSGVO ermöglichen beide Anbieter, Daten in einer gewünschten geografischen Region (z.B. für deutsche Kunden in Deutschland oder der EU) zu speichern, was Unternehmen hilft, die gesetzlichen Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Salesforce setzt in diesem Kontext auf eine globale Cloud-Infrastruktur, bietet jedoch in einigen Ländern, wie beispielsweise China, nur eingeschränkten Service über lokale Partnerschaften. Microsoft hingegen nutzt mit Azure eine umfassendere, verteilte Instanzstrategie und hat in vielen Ländern, einschließlich China, eigene Datenzentren und lokale Partnerschaften. Folglich bietet Microsoft hier eine größere geografische Abdeckung und mehr Kontrolle über Datenhoheit. Ein weiterer bedeutender Vorteil von Dynamics 365 im Zusammenhang der Datenspeicherung ist jedoch die Wahl zwischen einer On-Premise- und einer Cloud-Lösung. Unternehmen, die strenge Datenschutzvorgaben haben oder ihre Daten aus rechtlichen oder anderen Gründen lokal speichern müssen, können sich für eine On-Premise-Lösung entscheiden. Im Gegensatz dazu ist Salesforce ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar. Abschließend lässt sich aus unserer eigenen Erfahrung noch ergänzen, dass wenn Ihr Unternehmen bereits Microsoft 365 (Word, PowerPoint, Excel und Outlook) nutzt, die datenschutztechnische Abnahme in der Regel keine große Herausforderung mehr darstellt.

8. Fazit

Insgesamt lässt sich sagen, dass sowohl Salesforce als auch Microsoft mit ihren CRM-Lösungen unterschiedliche Stärken bieten, je nach den individuellen Anforderungen und der Unternehmensstrategie. Während Salesforce durch seinen günstigen Einstiegspreis und umfangreiche Anpassbarkeit glänzt, bietet Microsoft mit einem besseren insgesamten Preis-Leistungs-Verhältnis und einer starken Low-Code-Plattform eine umfassende Lösung für Unternehmen, die eine engere Verbindung zu anderen Microsoft-Produkten suchen.

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