Ein Interview zwischen Mike Ullrich, Managing Consultant, und Anna Herp, Online-Marketing-Spezialistin, der Objektkultur.
Anna: Hallo Mike, was ist der Unterschied zwischen Automation und Hyperautomation?
Mike: Automation bedeutet, repetitive Aufgaben und Arbeitsabläufe im Unternehmen mit Hilfe verschiedener Technologien zu optimieren und zu automatisieren. Das Ziel von Automation ist es, menschliche Aufwände zu minimieren und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Das kann mittels Skripten, Makros oder Workflow-Tools erreicht werden. In IT-Abteilungen werden mittels Automation zum Beispiel Schnittstellen programmiert, Integrations-Middleware oder spezialisierte Workflow-Tools eingesetzt.
Hyperautomation geht über die reine Automatisierung von Einzelprozessen und -Aufgaben hinaus. Es handelt sich um eine Strategie zur Automatisierung von kompletten Geschäftsprozessen mit Hilfe verschiedener Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), künstlicher Intelligenz (KI)
, maschinellem Lernen (ML), Natural Language Processing (NLP) und Data Analytics
. Das Besondere: Die Fachabteilungen können die Hyperautomation selbst mittels sogenannter Low-Code-Tools umsetzen und müssen die IT-Abteilung nicht zwingend involvieren. Auch komplexere und übergreifende Geschäftsprozesse können so nicht nur ressourcensparend und schnell automatisiert, sondern auch optimiert werden.
Der Grund: Hyperautomation automatisiert auch Prozesse zur Entscheidungsunterstützung, führt datenbasierte Analysen durch, gibt Vorschläge zur Verbesserung und setzt kontextbezogene Aktionen in Echtzeit um.
Anna: Kannst du ein Beispiel für Hyperautomation nennen?
Mike: Sogar zwei! Hyperautomation kann zum Beispiel bei der Bearbeitung und Digitalisierung handschriftlich ausgefüllter Formulare wie Kundenserviceformulare unterstützen und zwar in Kombination mit Low-Code-Tools: Die entsprechende Fachabteilung könnte sich eigenständig ohne Unterstützung der IT-Abteilung einen Flow mittels visueller Drag-and-Drop-Funktionalitäten bauen. Es wird definiert, wie das Tool die Formulare automatisiert auslesen, auswerten und ins CRM-System übernehmen soll. Somit können manuelle Aufwände erheblich reduziert werden.
Ein weiteres, weitaus komplexeres Beispiel für den Einsatz von Hyperautomation ist die Finanzprognose. Hier müssen Unternehmen große Mengen an Finanzdaten automatisch erfassen, analysieren und mit historischen Mustern abgleichen. Mithilfe von KI und maschinellem Lernen können präzisere Prognosen erstellt werden, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Dies beschleunigt den Planungsprozess erheblich und ermöglicht eine flexiblere Reaktion auf Marktschwankungen.
Kurz: Während bei der Automatisierung einzelne Aufgaben von der IT-Abteilung rationalisiert werden, revolutioniert Hyperautomation ganze Abläufe als Selbsthilfetool für Fachabteilungen ohne Entwicklerkenntnisse.
Anna: Was sind die strategischen Vorteile von Hyperautomation für Unternehmen?
Mike: Die Vorteile reichen von effizienteren Workflows, reduzierten Kosten bis zu Wettbewerbsvorteilen auf Grund schnellerer Anpassungsfähigkeit an Marktanforderungen. Einen weiteren Vorteil von Hyperautomation sehe ich bei der Übersichtlichkeit, die trotz komplexer Prozesse und Zusammenhänge durch das Zusammenspiel der Tools gegeben wird. Das bietet insbesondere für das Management viel Potential.
Durch das Enabling von Nicht-Entwicklern, sogenannten Citizen Developers, wird die Automatisierung und Digitalisierung eigenständig und individuell im Unternehmen vorangetrieben. Das steigert die Effizienz und die Motivation, denn aus Mitarbeitenden werden auf einmal Involvierte.
Anna: Für wen ist Hyperautomation denn interessant? Bei welchen Aufgaben und Anwendungsbereichen kann Hyperautomation zum Beispiel eingesetzt werden?
Mike: Hyperautomation ist relevant für alle Firmen, die bei der umfassenden Digitalisierung und Automatisierung schneller vorankommen möchten. Häufig sehen wir bei unseren Kunden, dass sie zu wenig Softwareentwickler im Haus haben, um alle umfangreichen und komplexen Anforderungen umzusetzen, die an sie herangetragen werden. Diese Kunden warten auf die Entwicklung neuer kleiner Funktionen manchmal mehrere Quartale, das führt zu Frust.
Hyperautomation kann hier helfen, da sowohl einfache Aufgaben als auch komplexe, menschliche Entscheidungsprozesse unterstützt und abgebildet werden können. Hyperautomation ist also nicht nur für IT-Bereiche interessant, sondern für verschiedene Fachbereiche und das Management.
Ein weiterer Anwendungsfall für Hyperautomation könnte eine Lösung sein, die es einem Unternehmen ermöglicht, seine Rechnungsverarbeitung zu automatisieren
. Spezialisierte KI-Tools (wie AI Builder) würden aus den gescannten Rechnungen automatisch Fakten extrahieren und weiter analysieren. Workflow-Tools könnten den Rechnungsgenehmigungs- und Zahlungsprozess orchestrieren - und das ohne ein aktives To-Do beim Fachbereich!
Es gibt noch viele weitere Anwendungsbereiche für Hyperautomation, beispielsweise bei der Automatisierung von Personalbeschaffung, beim Vertragsmanagement, Kundensupport und bei anderen Geschäftsprozessen. Das Potential in Unternehmen, sich die Arbeit zu erleichtern, ist also groß!
Anna: Das klingt wie Process Mining, hat das etwas mit Hyperautomation zu tun?
Mike: Ja, Process Mining ist ein Teil von Hyperautomation und wird eingesetzt, um Geschäftsprozesse anhand von Prozessdaten zu analysieren und zu verbessern. Diese Überprüfung kann sowohl manuell als auch technologiegestützt, automatisiert und mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz erfolgen, die Vorschläge zur Verbesserung der Prozesse erstellt.
Ein Beispiel aus der Microsoft-Anwendungswelt wäre das Process Mining mittels Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Insights, das z. B. Lieferengpässe bei Lieferanten erkennen sowie Risikovorhersagen und Warnungen ausspielen kann.
Anna: Gibt es bei der Einführung von Hyperautomation-Tools Besonderheiten zu beachten?
Mike: Wie bei jeder Einführung neuer Technologien und Methoden ist ein gutes Change-Management im Unternehmen essenziell. Die Erfahrung zeigt, dass IT-Abteilungen den Citizen Developers unbedingt Richtlinien und Regelwerke vorgeben sollten. So werden ein Anwendungs-Wildwuchs, Doppelarbeiten und zu komplexe, pflegeintensive Aufgabenstellungen für Bots vermieden. Wir als Digitalisierungsdienstleister bieten unseren Kunden sämtliche Leistungen von der Strategieberatung über die Einführung von Hyperautomation-Tools bis zur Unterstützung im täglichen Einsatz.
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Anna: Worauf achtest du, wenn Tools aus dem Microsoft-Ökosystem zur Hyperautomation eingesetzt werden sollen?
Mike: Zunächst gilt es, die organisatorischen Fragen zu klären: Wird beispielsweise bereits Azure Active Directory eingesetzt, gibt es einen Cloud-Vertrag mit Microsoft, gibt es bereits ein Datenschutzkonzept für Cloud-Anwendungen? In der Konzeptionsphase geht es an die Tool-Auswahl und deren Abdeckungsgrad: Bei der Hyperautomation muss genau geprüft werden, welche individuellen Anforderungen im Unternehmen vorherrschen, sodass die lizenzierten Tools effizient eingesetzt werden können.
Anna: Ich formuliere es mal überspitzt: Kann Hyperautomation auch schief gehen?
Mike: Jede Software-Einführung im Unternehmen kann schief gehen. Genau deshalb sollten Unternehmen nicht einfach „auf gut Glück“ loslegen, sondern zunächst eine Strategie, eine Roadmap und klare Ziele setzen und sich dabei auf Beratung von Experten stützen. Die Erfahrung zeigt, dass die Hyperautomation kein Selbstläufer ist, sondern klar und konsequent kommuniziert werden muss.
Auch die Verantwortungsbereiche müssen geklärt werden, so beispielsweise beim Thema Low-Code-Entwicklung: Die Citizen Developer werden viel selbst umsetzen können, aber wenn sie an Grenzen stoßen, muss geklärt sein, von wem sie sich innerhalb oder außerhalb des Unternehmens Entwicklungsunterstützung holen können. Aber auch hier kann bereits viel im Vorhinein durch klare Regelungen gesteuert werden.
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Anna: Und zuletzt: Welche Hyperautomation-Tools haben sich im Projektgeschäft bewährt?
Mike: Wir bei Objektkultur setzen auf die Power Platform
und die Cloud-Dienste von Microsoft. Dies stellt aktuell aus unserer und auch aus der Sicht von Analysten wie Forrester die umfangreichste und vollständigste Plattform für Hyperautomation dar - mit verschiedenen Applikationen wie Microsoft Power BI, Power Apps wie Power Automate, Chatbots, PowerPages, Process Advisor, dem Microsoft Dataverse sowie den CRM- und ERP-Systemen Microsoft Dynamics 365
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