Microsoft Enterprise Agreements: Wichtige Änderungen bei Microsoft-Lizenzierung ab 1. November 2025 - Was Unternehmen jetzt wissen müssen!

Microsoft hat ab dem 01.11.2025 seine Lizenzierungsstrategie grundlegend verändert: Kleinere Unternehmen verlieren Zugang zu Enterprise Agreements (EA), Volumenrabatte fallen weg, und die Kosten steigen deutlich. Diese Änderungen sind bereits in Kraft. In diesem Beitrag erklären wir, was sich konkret geändert hat, welche Unternehmen betroffen sind und welche Maßnahmen Sie jetzt ergreifen sollten!

Inhalte

1. Hintergrund der Änderungen

2. Was ändert sich konkret an den Enterprise Agreements?

3. Überblick über die neuen Lizenzmodelle von Microsoft

4. Welche Unternehmen sind wie betroffen?

5. Was sollten Sie sofort unternehmen?

6. Sie benötigen Unterstützung?

7. Fazit

1. Hintergrund der Änderungen

Microsoft lenkt kleinere und mittlere Unternehmen konsequent auf flexible Cloud-Modelle wie CSP (Cloud Solution Provider) oder MCA (Microsoft Customer Agreement), während große Konzerne direkt mit Microsoft abrechnen sollen. Offiziell begründet Microsoft dies mit einer “Vereinfachung und Standardisierung der Preisgestaltung”. Die Änderungen betreffen die Plattformen Microsoft 365, Dynamics 365, Azure, Windows 365 sowie alle Security-, Compliance- und Identity-Management-Produkte. On-Premises-Software, US-Behörden und der Bildungssektor bleiben ausgenommen.

2. Was ändert sich konkret an den Enterprise Agreements?

Neue Mindestgröße: von 500 auf 3.000 Nutzer

Ab November 2025 können nur noch Unternehmen mit ca. 3.000 Nutzern oder Geräten ein neues EA abschließen oder verlängern. Bisher lag diese Grenze bei 500 Nutzern. Unternehmen mit weniger als 3.000 Mitarbeitenden verlieren ab 2025 komplett den Zugang zum klassischen Enterprise Agreement. Sie müssen auf CSP oder MCA-E ausweichen.

Wegfall der Preisstaffelungen Level B-D

Die bisherigen Volumenrabatte entfallen ab November 2025 komplett:

• Level A: Listenpreis (bisher: bis 2.399 Nutzer)
• Level B: -6 % Rabatt ➜ entfällt
• Level C: -9 % Rabatt ➜ entfällt
• Level D: -12 % Rabatt ➜ entfällt

Alle Kunden zahlen künftig den Standardpreis (Level A).

Kostenauswirkungen:

• Level B-Kunden: ca. 6 % Preiserhöhung
• Level C-Kunden: ca. 9 % Preiserhöhung
• Level D-Kunden: ca. 12 % Preiserhöhung

Ein Beispiel: Unternehmen mit 25.000 Microsoft 365 E5-Lizenzen in Level D muss künftig mit zusätzlichen Kosten von rund 2,5 Millionen USD pro Jahr rechnen.

3. Überblick über die neuen Lizenzmodelle von Microsoft

Enterprise Agreement (EA) – Nur noch für Großunternehmen

Zielgruppe: Große Unternehmen mit mindestens ca. 3.000 Nutzern

Merkmale:

• 3-Jahres-Verträge mit Preisfixierung
• Software Assurance mit Hybrid-Nutzungsrechten enthalten
• Künftig nur Listenpreis (Level A), Rabatte müssen verhandelt werden
• Ideal für: Organisationen mit hohem Volumen und Bedarf an Planungssicherheit

Cloud Solution Provider (CSP) – Flexibilität über Partner

Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe, besonders solche unter der EA-Grenze

Merkmale:

• Keine Mindestanzahl an Nutzern
• Monatliche oder jährliche Abrechnung
• Lizenzen jederzeit anpassbar
• CSP-Partner übernimmt Verwaltung, Billing und Support
• Partner können eigene Rabatte gewähren

Vorteile: Schnelle Bereitstellung, keine hohen Vorabinvestitionen, persönlicher Support
Herausforderungen: Keine mehrjährige Preisfixierung, Abhängigkeit vom Partner

Microsoft Customer Agreement for Enterprise (MCA-E)

Zielgruppe: Größere Unternehmen, die direkt mit Microsoft arbeiten möchten

Merkmale:

• Evergreen-Vertrag ohne festes Vertragsende
• Keine Mindestgröße erforderlich
• Direktvertrag mit Microsoft
• MACC (Microsoft Azure Consumption Commitment) möglich

MCA-E wird häufig als EA-Nachfolger positioniert, hat aber erhebliche Schwachstellen und Nachteile:

• Keine Software Assurance: Anders als bei EA entfällt die Software Assurance komplett. Das bedeutet: Sie haben keine Hybrid-Nutzungsrechte (On-Premises und Cloud gleichzeitig nutzbar), keinen Zugang zu älteren Versionen und keinen erweiterten Support. Bei Lizenzumbau oder Wechsel fehlt diese Sicherheit völlig.
• Eingeschränktes SKU-Portfolio: Im Vergleich zu EA ist die Produktauswahl deutlich kleiner. Bestimmte Lizenzkombinationen oder spezialisierte Szenarien sind nicht möglich oder erfordern Umwege.
• Keine automatischen Rabatte: Während EA-Kunden mit hohem Volumen Verhandlungspotenzial haben, gibt es bei MCA-E nur Standardpreise – Rabatte sind theoretisch verhandelbar, in der Praxis aber deutlich schwerer zu erreichen.
• Fehlende Planungssicherheit: Die Preise sind nicht über mehrere Jahre fixiert. Microsoft kann Preise jederzeit erhöhen, was zu unvorhergesehenen Budgetüberschreitungen führt.
• Begrenzte Lizenzflexibilität: Downgrade-Optionen und Lizenzumbuchungen sind deutlich restriktiver als bei EA. Das führt zu weniger Flexibilität bei Organisationsänderungen. Fazit zu MCA-E: Das Modell funktioniert nur, wenn Sie Cloud-First sind, keine On-Premises-Komponenten brauchen und mit volatilen Preisen kalkulieren können.

Vergleichstabelle: Microsoft Enterprise Agreement vs CSP vs MCA-E

4. Welche Unternehmen sind wie betroffen?

Unternehmen unter 3.000 Nutzern…

…verlieren komplett den Zugang zu neuen EAs. Sie müssen auf CSP oder MCA-E ausweichen und können von der höheren Flexibilität profitieren, falls sie strategisch vorgehen.

Unternehmen in Level B-D (mittlere bis große Organisationen)…

…können weiterhin EA nutzen (bei ≥3.000 Nutzern), müssen aber mit Kostensteigerungen von 6-12 % rechnen. Falls EAs bis zu diesem Punkt nicht verlängert wurden, greift die neue Preisstruktur unmittelbar bei Verlängerungen.

Sehr große Unternehmen…

…haben erhebliche Verhandlungsmacht gegenüber Microsoft. Strategische Faktoren wie Cloud-Adoption, Copilot-Nutzung oder Multi-Year-Commitments können als Verhandlungshebel genutzt werden.

5. Was sollten Sie sofort unternehmen?

Analyse der aktuellen Situation (unmittelbar)

• Vertragsstatus prüfen: Wann läuft Ihr aktuelles EA ab? Wurden bereits Verlängerungen unter den neuen Bedingungen abgeschlossen?
• Nutzeranzahl und Preisstaffel ermitteln: Liegen Sie über oder unter 3.000 Nutzern? In welchem Level befinden Sie sich?
• Kostenauswirkung berechnen: Was bedeutet der Rabattausfall konkret für Ihr Budget in den kommenden Monaten?
• Betroffene Produkte erfassen: Welche Plattformen nutzen Sie, die von den Änderungen betroffen sind?

Optimierung des Lizenzportfolios (in den kommenden Wochen)

• Lizenz-Audit: Welche Lizenzen werden tatsächlich genutzt? Identifizieren Sie Einsparpotenziale. Unsere Expertinnen und Experten können Sie bei der Durchführung dieser Audits mit ihrem Wissen aus über hunderten Implementierungsprojekten unterstützen.
• Right-Sizing: Haben alle Nutzer die passende Lizenzstufe? Können Sie zwischen E3 und E5 optimieren?
• Ungenutztes Shelfware eliminieren: Reduzieren Sie Add-ons wie Power BI, Project oder Visio, die nicht benötigt werden. Unsere Implementierungserfahrung zeigt, dass Unternehmen in diesen Bereichen häufig Geld einsparen können.

Strategische Neuausrichtung der Lizenzierung

• Alternativen bewerten: Prüfen Sie CSP vs. MCA-E für Ihre spezifische Situation
• Partner identifizieren: Falls CSP der richtige Weg ist – welche Partner kommen in Frage?
• Verhandlungsstrategie: Nutzen Sie strategische Hebel (Cloud-Adoption, Copilot-Projekte) bei Gesprächen mit Microsoft
• Expertise einholen: Erwägen Sie externe Berater für EA-Verhandlungen, um das Beste aus den neuen Konditionen herauszuholen
• Governance etablieren: Implementieren Sie zentrales Lizenzmanagement und regelmäßige Reviews

6. Sie benötigen Unterstützung für Ihre Lizenzstrategie?

Unsere Expertinnen und Experten unterstützen Sie in dieser Phase der Lizenzmodell-Veränderung:

• Analyse: Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Lizenzvereinbarung und Identifikation konkreter Kostenauswirkungen
• Strategische Beratung: Vergleich der Lizenzmodelle und Erarbeiten einer maßgeschneiderten Lizenzstrategie für Ihre Situation
• Verhandlung: Begleitung bei Gesprächen mit unseren CSP-Partnern, um optimal von den neuen Strukturen zu profitieren
• Implementierung & Integration: Wenn Sie zu CSP oder MCA-E wechseln oder Ihre Lizenzlandschaft grundlegend umstellen, unterstützen wir Sie als Implementierungspartner beim Übergang – von der technischen Migration von Identity- und Access-Management über neue Abrechnung und Billing bis zu Governance-Strukturen. Wir stellen sicher, dass die neuen Lizenzmodelle optimal in Ihre bestehende Microsoft-Infrastruktur integriert werden.

Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

7. Fazit

Die Microsoft-Lizenzierungslandschaft hat sich fundamental verändert. Unternehmen unter 3.000 Nutzern verlieren Zugang zu EAs, Volumenrabatte entfallen überall und die Kosten sind bereits gestiegen. Die gute Nachricht: Mit gezielter Optimierung und der richtigen Strategie können Sie Mehrkosten deutlich reduzieren:

• Handeln Sie sofort: Analysieren Sie Ihre Lizenzsituation und identifizieren Sie Einsparpotenziale
• Evaluieren Sie Alternativen: CSP und MCA-E können unter bestimmten Voraussetzungen wirtschaftlich vorteilhaft sein
• Optimieren Sie strategisch: Right-Sizing, Governance und professionelle Verhandlungen helfen Ihnen, das Beste aus der neuen Situation herauszuholen

Passivität führt zu unnötigen Mehrkosten. Wer jetzt aktiv handelt, kann nicht nur Kosten kontrollieren, sondern seine Lizenzierung grundsätzlich effizienter aufstellen.