Unternehmensvorlagen in Office 365

Eine häufige Aufgabe für die Mitarbeitenden ist die Erstellung von Dokumenten und Präsentationen im firmeneigenen Design (Corporate Identity). Um dem klassischen Versenden von Dateien und Dokumenten via E-Mail zu vermeiden, bietet SharePoint mit seinen Dokumentenbibliotheken bereits eine Abhilfe. So können Unternehmen beispielsweise eine Vorlagen-Dokumentenbibliothek bereitstellen, worauf jeder Mitarbeitende berechtigt ist und diese sogar mit dem OneDrive-Client lokal synchronisieren kann.

Leider gehen mit dieser Konstellation auch einige Probleme einher. So muss jeder Mitarbeitende wissen, wo sich diese Dokumentenbibliothek befindet, was insbesondere für neue Mitarbeitende eine Herausforderung darstellt. Je nach Berechtigungsstruktur, können Mitarbeitende z.B. alle Dokumente in SharePoint bearbeiten, was natürlich mit der Einschränkung der Berechtigungen lösbar wäre, aber dennoch eine einfache Berechtigungsverwaltung verhindert. So kann es z.B. passieren, dass die Office-Vorlagendatei von einem Mitarbeitenden fälschlicherweise nicht lokal, sondern direkt in der Dokumentenbibliothek geöffnet und gespeichert wird, dadurch können neue Präsentationen sozusagen „Folgefehler“ enthalten. Somit lässt löst dieser Ansatz die Verwaltung der Vorlagen organisatorisch.

Überblick

In diesem Blog-Beitrag werden die Möglichkeiten aufgezeigt, welche Office 365 bietet, um den Mitarbeitenden eine zentralisierte Bereitstellung der Unternehmensvorlagen bereitzustellen. Hierzu gehe ich auf die Möglichkeiten der erweiterten Verwendung einer Dokumentenbibliothek als Vorlagen Bibliothek ein und wie Mitarbeitende aus unterschiedlichen Bereichen u.a. verschiedene Berechtigungen erhalten.

Vorlagen Dokumentenbibliothek in Office 365

Office 365 bietet die Möglichkeit eine SharePoint-Dokumentenbibliothek so einzustellen, dass diese ausschließlich für Dokumentenvorlagen für die Office-Anwendungen dient. Anschließend können die Vorlagen direkt aus den jeweiligen Anwendungen heraus geöffnet werden. Hierbei gibt es einige Dinge zu beachten:

• Vorlagen Dokumentenbibliothek: Zum einen muss die Dokumentenbibliothek im SharePoint-Root des SharePoint-Tenants angelegt sein. Das bedeutet, dass keine Dokumentenbibliothek einer Subsite für diese Funktion verwendet werden kann.
• Vorlagen bereitstellen: Zum anderen müssen die Unternehmensvorlagen im Office-typischen Vorlagenformat gespeichert werden. Bei Word entspricht die Dateiendung DOTX dem Vorlagentyp, bei PowerPoint lautet diese POTX.
• Dokumentenbibliothek als Vorlagenspeicher definieren: Um die Vorlagen nun über die Office-Anwendungen zugreifbar zu machen, muss sie für diesen SharePoint-Tenant als Ort für Vorlagen definiert werden. Dies geschieht mithilfe der SharePoint Online Management Shell.

Einrichtung der Dokumentenbibliothek

In SharePoint Online können Einstellungen über die sogenannte SharePoint Management Shell durchgeführt werden. Die Shell stellt einen Kommandozeileninterpreter dar, welcher über PowerShell genutzt werden kann. Den Interpreter kann man über folgenden PowerShell-Befehl installiert.

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Um nun die vorher erstellte Dokumentenbibliothek auf der obersten Ebene in SharePoint als Vorlagen-Dokumentenbibliothek verwenden zu können, ist zunächst eine Verbindung zwischen der SharePoint Online Management Shell und dem Office-365-Admin-Portal der Organisation vonnöten.

$orgName="mysharepointorg"
Connect-SPOService -Url "https://$orgName-admin.sharepoint.com"

Anschließend wird die Dokumentenbibliothek, welche für die Office-Vorlagen verwendet wird, durch den OrgAssetType OfficeTemplateLibrary als Vorlagenbibliothek deklariert.

Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl "https://$orgName.sharepoint.com/MeineVorlagenDokBib" -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary

Die Ausführung wird mit einer entsprechenden Erfolgsmeldung bestätigt. Allerdings kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Einstellung in Office 365 konvergiert sind. Anschließend sind die Vorlagen über die Office-Anwendung direkt verfügbar.

Berechtigungen

Wenn die Bereiche gesonderte Berechtigungen verwenden möchten, kann dies auf zwei Wegen erreicht werden.

1. Zum einen können auf einem SharePoint-Tenant bis zu 30 solcher Vorlagenbibliotheken definiert werden. Hierbei wäre denkbar, dass Bereiche eines Unternehmens, welche exklusiv für diese Vorlagen berechtigt sind, hierfür berechtigt werden.
2. Zum anderen kann in der zuvor erstellen Vorlagen-Bibliothek eine Ordnerstruktur angelegt werden, für welche dann gesondert Berechtigungen gesetzt werden können. Es ist hier insbesondere darauf zu achten, dass die Vererbungsunterbrechung für Berechtigungen durchgeführt werden muss.

Beide Lösungsansätze haben ihre Anwendungsbereiche. Die Verwendung des Ordners erscheint oft pragmatisch und schnell. Der Ansatz, für jeden Bereich eine gesonderte Vorlagenbibliothek zu erstellen, hat den Vorteil, dass der Benutzer direkt beim Öffnen der Officeanwendung alle Vorlagenbibliotheken der Bereiche sieht, für die er oder sie berechtigt ist. Bei einer einzigen Vorlagenbibliothek ist ein weiterer Klick notwendig.

Fazit

Mit einfachen Mitteln können die bestehenden Office-365-Ressourcen so geschickt eingesetzt werden, um ein zentrales Problem des Teilens von Unternehmensvorlagen zu lösen. Dabei unterscheidet sich die Datenhaltung kaum von der bisherigen Option vieler Unternehmen. Lediglich die Verwendung derselben wird durch den Einsatz der Officeanwendungen effizienter gestaltet. Gleichzeitig erhält man die Flexibilität durch den Einsatz von Ordnern (samt gesonderter Berechtigung) oder mehreren Vorlagenbibliotheken besonders geschützte Unternehmensvorlagen nur den Mitarbeitenden zugänglich zu machen, welche diese auch sehen und verwenden dürfen (z.B. HR-Bereich, Vertrieb usw.).

Einige weitere Vorteile der Bereitstellung wären u.a.:

• ein direkter Zugriff auf die Vorlagen aus Office heraus.
• die Anzeige der relevanten Dokumente (z.B. PowerPoint zeigt nur Vorlagen für PowerPoint an).
• kein unbeabsichtigtes Ändern/Löschen von Vorlagen.

Wie handhabt ihr das bei euch im Unternehmen? Setzt ihr bereits dieses Feature ein oder habt ihr eine zentrale Dokumentenbibliothek, worüber ihr die Vorlagen im Unternehmen teilt?